第３４卷第７期 企业技术开发 ２０１５年３月 Ｖｏ１．３４ Ｎｏ．７ ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＩＣＡＬ ＤＥＶＥＬＯＰＭＥＮＴ ＯＦ ＥＮＴＥＲＰＲＩＳＥ Ｍａｒ．２０１５ 日常办公协同管理平台构建初探 卢远程 （广西柳州商贸技工学校，广西柳州５４５００６） 摘要：文章分析了日常办公协同管理平台构建的现实背景，阐述了传统办公管理平台的弊端与构建日常办公协同管理 平台的现实意义，同时，结合协同管理平台构建的思想，系统探讨了日常办公协同管理平台构建的关键性业务、关键性功 能以及关键性价值。 关键词：日常办公管理；协同管理平台；构建 中图分类号：ＴＰ３１１．５２ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００６—８９３７（２０１５）０７—００５２—０２ ＤｏＩ：１０．１４１６５￣．ｃｎｋｉ．ｈｕｎａｎｓｃｉ．２０１５．０７．０１８ Ｒｅｓｅｒｃｈ ｏｎ ｔｈｅ ｃｏｌｌａｂｏｒａｔｉｖｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｐｌａｔｆｏｒｍ ｆｏｒ ｉｎｓｔｉｔｕｔｉｏｎｓ ｄａｉｌｙ ｏｆｉｆｃｅ ＬＵ Ｙｕａｎ－ｃｈｅｎｇ （Ｇｕａｎｇｘｉ Ｌｉｕｚｈｏｕ Ｔｒａｄｉｎｇ ａｎｄ Ｔｅｃｈｎｉｃａｌ Ｓｃｈｏｄ，Ｌｉｕｚｈｏｕ，Ｇｕａｎｇｘｉ ５４５００６，Ｃｈｉｎａ） Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｉｓ ｐａｐｅｒ ａｎａｌｙｚｅｓ ｔｈｅ ｒｅａｌｉｔｙ ｏｆ ｄａｉｌｙ ｏｆｆｉｃｅ ｂａｃｋｇｒｏｕｎｄ ｉｎｓｔｉｔｕｔｉｏｎ ｃｏｌｌａｂｏｒａｔｉｖｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｐｌａｔｆｏｒｍ ｂｕｉｌｔ ｔｏ ｅｘｐｌａｉｎ ｔｈｅ ｓｈｏｒｔｃｏｍｉｎｇｓ ｏｆ ｔｈｅ ｔｒａｄｉｔｉｏｎａｌ ｏｆｆｉｃｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｐｌａｔｆｏｒｍ ａｎｄ ｐｒａｃｔｉｃａｌ ｓｉｇｎｉｆｉｃａｎｃｅ ｏｆ ｄａｉｌｙ ｏｆｉｆｃｅ ｂｕｉｌｄｉｎｇ ｃｏｌｌｂａｏｒａｔｉｖｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｐｌａｔｆｏｒｍ，ｗｈｉｌｅ ｃｏｍｂｉｎｉｎｇ ｔｈｅ ｉｄｅａ ｏｆ ｃｏｌｌａｂｏｒａｔｉｖｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｐｌａｔｆｏｒｍ ｂｕｉｌｄ ｓｙｓｔｅｍ ｄｉｓｃｕｓｓｅｄ ｄａｉｌｙ ｏｆｆｉｃｅ ｃｏｌｌａｂｏｒａｔｉｖｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｐｌａｔｆｏｒｍ ｔｏ ｂｕｉｌｄ ｂｕｓｉｎｅｓｓ－ｃｒｉｔｉｃａｌ，ｃｒｉｔｉｃａｌ ｆｕｎｃｔｉｏｎｓ ａｎｄ ｃｒｉｔｉｃａｌ ｖａｌｕｅ． Ｋｅｙｗｏｒｄｓ：ｄａｉｌｙ ｏｆｉｆｃｅ；ｃｏｌｌａｂｏｒａｔｉｖｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｐｌａｔｆｏｒｍ；ｂｕｉｌｄｉｎｇ ２０世纪９Ｏ年代以来，随着信息化与智能化技术快速 理信息系统的本质是一个信息传输平台，是对事业单位 发展，各行各业都将信息化和智能化运用到日常的管理 办公信息的简单归纳、处理和传递，对员工是否了解相 工作之中。各种各样的管理软件也随之应运而生，不仅 关办公信息缺乏动态控制与监督。因此，高层决策者和 提高了工作的效率，同时，也为各行业节约了管理成本。 管理者无法及时准确掌握各方面的动态信息，而员工对 日常办公是引入信息化管理最早环节，理论界和实践界 于这些信息的关注也不会那么及时，导致效率低下。 都对办公管理的信息化实现做出了大量研究。然而，当 二是，办公管理职责不明确。仅仅依托一个办公管 今的日常办公管理已经发生了很大的变化，使得日常办 理信息系统，在日常办公过程中难以协调各个部门应该 公管理的工作完全超越了以往简单的日常办公范畴，日 赋予的日常办公管理职责，因此，在处理日常办公问题 常办公管理对于事业单位运转方面的重要性越来越凸 上，往往职责不明，如日常办公管理涉及多个部门，多个 显，因此，如何通过信息化来实现日常办公管理过程中 业务，需要兼顾这些部门和业务，就必须做好协同管理， 各种管理职能的充分发挥，成为事业单位管理者最为重 真正让日常办公管理透明化，高效化。 视的问题。因而，仅仅依靠传统的办公管理软件显然还 三是，传统办公管理信息系统还可能带来信息的不 有一定的难度，故构建一个适合事业单位Ｅｔ常办公协同 完整。如不同部门单独上传信息，在统计口径等方面可 管理的平台显得十分必要。日常办公协同管理平台是改 能出现一些误差，造成日常办公信息的失真，在一定程 善日常办公管理的效率，降低日常办公管理的成本，实 度上制约了日常办公管理效率的提高。 现无纸化操作。 １．２构建协同管理平台的意义 １传统日常办公管理信息系统的弊端以及构建协 基于上述分析，构建日常办公协同管理平台就显得 同管理平台的意义 十分重要。一个办公管理信息系统尽管包含了很多功能 模块，但各类功能模块的简单堆积不能称为协同。要实 １．１传统办公管理信息系统的弊端 现协同，就需要形成一个较为严密的协同化管理系统， 一是，办公管理整体效率仍然较低。传统的办公管 而构建协同管理平台，可以做到各个管理功能模块强相 收稿日期：２０１５一Ｏ１—２７ 关联，对用户来讲，处理一个信息不需要知道它是属于 作者简介：卢远程（１９６２一），男，壮族，广西来宾人，大学本科，讲师 哪个模块来管理，在同一界面他只要提交这个信息就可 研究方向：计算机基础教学。 以，而协同管理平台就会自动提交到相关的模块来处理 第３４卷第７期 卢远程：日常办公协同管理平台构建初探 ５３ 他的请求信息，这样不仅提高了效率，也便于管理。 规章制度、通讯录（分为个人通讯录、公共通讯录）等内 容，适时提醒员工关注一些与Ｅ１常办公有关的动态，如日 ２日常力 协同管理平台关键性业务分析 ２．１面向业务的日常办公协同管理 传统的办公管理系统，是静态地对日常办公任务进 程安排，让员工参与到日常办公管理关联的信息中来。 ３．２公文管理模块 日常办公协同管理平台，可以提供各种公文收发并 制成打印功能，使事业单位能够将现实业务完全移植到 日常办公协同管理平台当中，实现无纸化办公。 ３．３工作事项管理模块 日常办公协同管理平台，可以实现各种日常办公任 务管理、计划管理以及请示管理等工作事项管理。如借 行简单的信息传递，因而，处理传递信 ｅＪＦ，其管理任务 与执行思想不能渗透到事业单位各个业务部门当中，也 就不能够给予事业单位日常办公管理方面的责任感和 紧迫度。而日常办公协同管理平台，就是要破解这种传 统办公管理系统的静态局限性，将日常办公管理与其他 管理环节结合起来，如人事部门的考核管理、财务部门 的账务信息处理等，让各个部门在处理自己的业务过程 中，时刻想到如何协同做好整个事业单位的管理工作， 真正让整个组织参与到日常办公管理效率提升当中来， 让日常办公协同管理平台真正成为面向业务的现代化 办公信息处理平台。 ２．２提供日常办公数据实时查询与统计 事业单位日常办公协同管理平台是一个动态的管 理平台，需要提供组织实时查看日常办公数据的功能， 部门、项目、个人可随时查看单位的运行情况，可以随时 对于信息、办事进度、自身考核情况予以查询，从而确保 日常办公的跟踪管理，提高管理的效率。 ２．３提高目标任务执行的效率 事业单位日常办公协同管理平台，不仅可以协调各 部门业务开展情况，而且还可以监督日常办公的整个流 程，从而通过日常办公协同管理平台实现对办公的动态 监控，尤其是办事审批的执行情况。 ３日常办公协同管理平台构建的关键性功能 根据事业单位日常办公协同管理平台关键性业务 分析，日常办公协同管理平台可以实现基本信息查看、办 公平台交流、信息及时推送管理等，因此，构建日常办公 协同管理平台的主要功能模块，如图１所示。 公 公 Ｔ＝ 行 交 及 共 丈 作 酸 流 时 信 管 鎏 枣 沟 通 息 项 棼 通 讯 僻 功 僻 舒 褥 静 理 能 鄹 矬 理 功 幔 撒 横 功 功 能 块 块 缺 隧 隧 模 梭 榄 块 救 块 图１协同管理平台功能模块设计 ３．１公共信息管理模块 日常办公协同管理平台，不仅仅是简单地处理日常 办公信息，同时，借助日常办公协同管理平台的公共信 息管理模块，还可以看到事业单位通知、公告、大事记、 助日常办公协同管理平台可以实现任务分配查询、任务 进度查询等，同时，对于单位分配的全年目标、月度计 划，也可以通过工作事项管理板块查询，还可以对各种 部门提供的请示管理提供查询等。 ３．４行政事务管理模块 日常办公协同管理平台，还可以按照事业单位行政 事务开展情况，进行信息化管理，如办公用品管理、公务 接待管理、值班管理、固定资产管理、会议管理、车辆管 理等，并通过借助这个平台，可以实现网上申报，网上审 批，提高办公管理效率。 ３．５交流沟通管理模块 日常办公协同管理平台，还可以实现电子邮件、电子 论坛、短信平台功能，有条件的还可以引入移动办公，随 时随地提供交流沟通，更加方便，更加高效。 ３．６即时通讯管理模块 日常办公协同管理平台通过办公动态化管理，及时 将办公的一些信息分发到相应的员工，借助平台分发系 统，可以即时发送给相应员工，让员工及时知道，而不像 一般管理系统，需要员工自己及时查询，弥补了一些上 传下达时间紧迫时候的局限。 ３．７系统管理 日常办公协同管理平台系统管理提供多种管理渠 道，如用户管理、安全管理、权限管理等。 ４日常办公协同管理平台的关键性价值 ①在现今的市场环境下，日常办公协同管理平台的 构建，可以为事业单位提供第一时间信息，杜绝传统日 常办公管理系统带来的信息延迟问题。 ②日常办公协同管理平台，通过对日常办公的动态 管理，可以做到事前、事中、事后的全过程控制，同时，通 过动态核算管理，除了处理日常的办公审批事件外，还 可完成对业务处理过程的全方位监督与控制，真正实现 协同管理的功能，使事业单位决策者、日常办公人员等 能够有效地把控好事业单位各个环节的日常办公状况， 让日常办公管理更加有效和高效。 ③日常办公协同管理平台全面的数据收集工具，集 成了包括动态人事管理、行政事务管理、工作事项管理、 交流沟通管理等业务系统，便于日常办（下转第７５页） 第３４卷第７期 袁东，等：基于Ｖｏ￣ｅｒ的高密度电法数据三维可视化的实现 ７５ 置更加明确 ，可以分析推断出该场地石芽、溶沟、溶槽 发育情况，基岩大概埋深位置等。 度的处理结果和真三维的测线布置要求，在岩溶地区是 具有一定优势，三维可视化处理高密度电法数据可行。 ②利用相互正交的布线方式，能很好的体现异常体 的规模情况，从三维可视化图对异常体的显示更具体和 明显。 （￣）Ｖｏｘｌｅｒ也存在不足，地形校正过程比较复杂。 参考文献： ［１】王玉洲，贾贵智，方浩亮．高密度电法三维解释在岩溶勘 察中的应用［Ａ］．中国地质学会工程地质专业委员会第九 届全国工程地质大会论文集【ｃ】．中国地质学会工程地质 专业委员会，２０１２． ［２】刘慧鹏，李文尧．Ｖｏｘｌｅｒ在ＥＨ４数据资料成图中的应用［Ｊ］． 云南地质，２０１０，２９（１）：９８—１０１． 【３】张景华，邵景力，崔亚莉，等．三维绘图软件Ｖｏ￣ｅｒ在水质 分析数据处理中的应用［Ｊ］．水科学与工程技术，２０１１，（３）： 图４三维可视化图 ３２—３４． ３结语 ①二维测试、三维可视化成图技术相比于二维高密 ［４】梁庆华，刘明伟，胡玉超．基于Ｖｏ￣ｅｒ的井下瞬变电磁三维 可视化研究［Ｊ］．矿业安全与环保，２０１３，４０（５）：２１—２４． （上接第５３页）公管理部门集中管理与控制。 ④日常办公协同管理平台提供了多个部门的协同 管理，业务上也可以协同推进，更值得一提的是，借助协 同管理平台可以使更多的事业单位员工都参与到相关 的日常办公管控中，提高事业单位日常办公管控的执 行力。 参考文献 【１】周纳，熊曦．网络时代农产品信息资源的开发与利用【Ｊ】．湖 南农业大学学报（社会科学版），２００６，７（６）：３６—４０． ［２】曾强聪．软件工程【Ｍ］．北京：高等教育出版社，２００４． ［３王君华．３］基于系统协同管理的概念模型［Ｊ】．经济师，２００６， （９）：２１２—２１３． ⑤日常办公协同管理平台提供的多视角查询，通过 组合查询，可以实时掌握事业单位办公和政策性的动态 信息。 【４】李连生，熊曦，吴翔迪．企业信息化建设研究［Ｊ］．中小企业 科技，２００７，（５）：９３—９４．