费用报销及资金使用管理办法

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1 目的及使用范围 2 参考文件 3 术语 4 职责 5 工作程序 6 记录与存档 7 发放范围 8 附则 9 附件

制度编号 制度等级 更 改 码

HBJQP0403

C 1

总经理签发： 陈继厚

发放日期： 2008.03.02

起草部门 制度管理员 企管部审核 相关部门会签

财务部 华 欢 熊 刚

起草部门审核 起草部门分管副总审核

陈大元

许明珍

杨 钊 昂明嵘 刘志春

刘登攀 徐清发

费用报销及资金 使用管理办法

1 目的及使用范围

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1.1 为了提高资金的使用效益，规范费用报销程序，完善财务管理制度，特制订本办法。

1.2 本办法适用于湖北九州通医药有限公司（含大药房连锁有限公司）费用报销及资金使用管理，其他分公司可参照执行。

2 参考文件

《企业财务通则》《企业会计准则》及国家财税相关法规。

3 术语

3.1 费用：是指企业在经营管理过程中发生的各项期间费用，具体包括营业费用、管理费用和财务费用等(具体费用明细项目见附件1)。 3.2 资金：是指现金、银行存款、银行承兑汇票、有价证券等。

4 职责

4.1 费用经手人负责费用原始单据的粘贴及《费用报销单》各项目栏次的填写，并按规定的审批程序报批。

4.2 资金的使用人负责办理资金使用的相关单据（大额资金支付申请单、银行付款单、领款单、借款单）。

4.3 各部门负责人、分管副总负责审核资金使用及费用报销的真实性、合规性、合理性。

4.4 财务部费用审核会计负责审核费用单据的合法性、合规性、数量和金额的准确性。

4.5 财务总监负责费用报销及资金使用的审核报批。

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4.6 总经理负责费用报销及资金使用的审批。

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4.7 财务部出纳负责对已审批的费用及资金的支付。

5 工作程序

5.1 费用报销工作流程

5.1.1 《费用报销单》的填写与粘贴

（1）作为费用报销的发票必须取得合法有效的发票，并按不同的费用项目（如业务招待费、差旅费、电话费等）分开粘贴，不得将不同的费用项目粘贴在同一费用报销单上。

（2）费用报销单上的金额大小写应等于或小于附件金额，费用报销单小写最

×”。费用报销单内高位前应加上“￥”符号，大写金额最高位前应加上“○

容和项目填写必须齐全,字迹清晰。

（3）所有报销费用的原始单据需按票面和金额大小顺序粘贴在费用粘贴单上，并以右上角对齐,左边不得超过装订线，不得用订书机装订代替粘贴。 5.1.2 费用审核

（1）费用审核原则：坚持以公司费用报销标准和审批程序为依据。 （2）费用审核流程：费用报销单审核签字顺序依次为报销人、部门负责人、分管副总、财务部费用审核会计、财务总监、总经理，不得颠倒或遗漏审核签字顺序。如费用开支审批人出差在外，则应由审批人书面签署指定代理人，交财务部备案，指定代理人可在指定期间行使相应的审批权力。 （3）部门审核：经手人将粘贴好的《费用报销单》报部门负责人、分管副总审核，部门负责人和分管副总根据工作实际情况对发生的费用真实性、合理 性及费用金额进行审核，确认属实的，在《费用报销单》上签字。

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的相关费用进行严格审核：

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（4）财务审核。财务部费用审核会计按以下程序和方法对《费用报销单》上

a 审核报销单据填写是否正确，经手人、部门负责人、分管副总签字是否真实完整。

b 审核确认费用发票附件的分类粘贴的恰当性，附件与报销单金额是否相符。

c 审核交通费用中取得的车（船）票与出差线路的一致性。

d 审核附件张数是否填写属实，并逐张在附件发票上加盖“附件”章。 e 财务部费用审核会计在审核合格的《费用报销单》上签字。 5.1.3 费用审批与报销

（1）费用经手人将财务部费用审核会计审核签字后的《费用报销单》报财务总监审核报批、最后报总经理审批。

（2）经手人将总经理审批后的《费用报销单》交财务部现金出纳报销付款。5.1.4 有关费用报销规定

（1）差旅费:根据工作需要经部门负责人以上领导批准方可出差，交通工具的选择需根据工作的实际情况，遵循节约的原则进行合理选择。乘坐火车白天连续时间在12小时以内，晚上连续时间在6小时以内的一律不得购买卧铺票。报销时须在摘要栏中按日期顺序记载出差的事由、起止地点及金额。超过5元的单张车票须在车票背面注明起止地点。

（2）所有连号车票必须说明正当理由，经部门负责人或分管副总确认后方可报销。一般不允许乘坐的士，因工作需要乘坐的士须先向部门负责人或分管副总请示经批准后方可乘坐。

（3）其他各项费用开支及补贴标准（招待费、托运费、误餐补贴、住宿补

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贴、礼金开支及相关福利开支标准）等按《业务员、配送员费用管理办法》、《办事处管理办法》、《手机通讯费用管理办法》、《客户餐饮招待管理办法》等公司制度规定执行。

（4）费用报销时限：驻外工作人员的费用需在回公司后的三天内报销。在公司工作人员的费用须在发生的当日报销，最迟不迟于次日报销。当年费用当年全部报销完，跨年度的费用原则上不予报销。

（5）费用报销人对报销票据的合法性、完整性及真实性负责。财务部费用审核会计对费用报销金额与原始发票明细汇总金额一致性负责。

（6）公司员工不得虚报冒领费用，不得相互串通隐瞒，否则一经查实，即从其当月工资中扣除相应金额，并按《员工奖惩制度》及公司相关制度规定处罚。

5.2 资金使用工作流程

5.2.1 资金使用的原则:根据公司实际经营情况结合公司资金状况,有计划的使用资金,保证资金供求平衡，力求资金使用效益最大化、规避资金使用风险。

5.2.2 资金使用计划的制订：由采购部于月末申报下月资金使用计划经财务总监审核后、报总经理审批，交财务部按计划付款，特殊情况下需要临时增加付款的，需办理临时付款计划并按上述程序办理审批。

5.2.3 资金使用审核、审批流程：采购员根据已批准的资金使用计划表,许可供货方业务员填写银行付款单（转帐用）、领款单（现金用）或易货结算 单，采购员在付款单上注明付款方式（银行转帐、承兑）、付款类型（预付、正常、抵收入款等）并签字后，依次由供货方业务员将付款单交采购结算员在时空购进单位往来帐中复核并签字。交财务部购进税票审核会计审核

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税票和往来帐信息并签字，20万以下的交采购总监或业务副总审批，20万及以上的交总经理审批，将已审批的付款单交采购结算员在时空购进单位往来帐中下帐并加盖转帐或现金付讫章，交财务部出纳收取手续费并登记后，交银行出纳或现金出纳办理货款支付，采购员代办货款时按上述流程操作。 5.2.4 资产购置及其他资金使用：由使用人提出书面申请经部门分管副总审核，报总经理审批后，由使用人填写正式付款单经总经理审批后交财务部出纳办理付款。

5.2.5有关资金使用的规定

（1） 采购资金支付必须要有经采购、财务及总经理审核审批后的资金使用计划表（月报表），做到资金使用有计划。

（2） 采购资金原则上只能办理转帐，特殊情况下需要办理现金支付的需经财务总监、总经理同意后由供货方出具收取现金法人委托书、加盖财务专用章的收款收据或收款证明方可办理现金支付手续。

（3） 办理易货结算的需供货方提供加盖财务专用章的易货协议。 （4） 未在规定的时间内核对清晰往来帐目、结清上年度返利、结清购进发票的不予办理货款结算手续。

（5） 资产购置资金超过支票支付起点的必须采用转帐支付（支票或电汇等），不得现金支付。

（6） 资产购置报帐时必须在费用报销单后面附上已经批准的申请报告和资 产管理部门的验收单、使用部门及使用人签字的领用清单。公司非业务物资采购在报销前还必须由资信管理中心法务专员进行登记后方可报销。

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6 记录与存档

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6.1 本办法产生以下记录：《费用报销单》、《湖北九州通医药有限公司银行付款单》。

6.2 《费用报销单》、《湖北九州通医药有限公司银行付款单》由财务部存档。

6.3 存档期限按《档案管理办法》执行。

7 发放范围

董事长，副董事长，总经理，各副总经理，湖北公司各部门（含大药房连锁有限公司）及分公司。 8 附则

8.1 本办法报总经理批准后实施。

8.2 本办法执行于湖北公司各部门（含大药房连锁有限公司），分公司参照执行。

8.3 本办法解释权属财务部。 9 附件

9.1 相关费用明细项目 （附件1） 9.2 费用报销单 （附件2） 9.3 湖北九州通医药有限公司银行付款单 （附件3） 9.4 费用审批权限表 （附件4）

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附件1

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相关费用明细项目

办公费用：购买办公用品，如笔、本、粘胶、计算器、订书机及其他与办公相关的费用。 电话费：包括固定座机电话费、移动手机、小灵通话费。

业务招待费：因业务开展发生的招待性支出，包括在外餐费和食堂伙食费。

差旅费：因业务、工作需要出差人员的交通费，住宿费，伙食补助、职工上下班补贴。 工资：支付给公司固定职工、合同制职工、临时工等人员的工资、奖金、补贴、提成等开支。

水电费：发生的水电费开支。

租赁费：房屋等其他财产的租赁费用。 会务费：开展各种会议活动发生的各种支出。

广告费：是指企业为向社会宣传商品而设置的宣传栏、橱窗、板报、印刷宣传资料和购置适量宣传品，在报刊、电台、电视台刊登、广播业务广告，以及经国家批准的专项业务宣传事项所支付的费用

运杂费：包括因运送货物或财产发生的装卸费、过桥过路费、运输工具租赁费、中转费、劳务手续费及其他杂费。

停车及过桥过路费：汽车发生的停车费，过路、过桥费。 燃油费：指汽车耗用的汽油、柴油、机油费用。 修理费：指维修汽车、房屋等固定资产的费用。 养路费：按国家规定标准上交的各种车辆养路费。

商品损耗：库存商品发生的正常损耗和盘盈、盘亏后的净损失。 折旧费：按规定计提的固定资产折旧费用。 低值易耗品摊销：计入低值易耗品的摊销费用。 邮电费：指特快专递、挂号信邮寄费用。

保险费：企业向保险公司投保商品和固定资产（房屋、汽车）等财产而支付的保险费。 包装费：是指为商品调拨、储存而支付的有关合理费用，如商品包装用胶带、纸箱、麻

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出、福利部门职工的工资开支。

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袋、油桶、木箱、瓶子、纸盒、纸袋、包装纸、塑料袋、捆扎用绳、用布等。 职工福利费：主要用于职工医疗费用、职工生活困难补助、其他为职工发生的福利性支

养老保险费：由公司承担的按规定比例计提上缴保险机构的职工养老保险费。 失业保险费：由公司承担的按规定比例计提上缴保险机构的失业保险费。 医疗保险费：由公司承担的按规定比例计提上缴保险机构的医疗保险费。 工伤保险费：由公司承担的按规定比例计提上缴保险机构的工伤保险费。 生育保险：由公司承担的按规定比例计提上缴保险机构的生育保险费。 工会经费：按工资总额的2%计提的费用。 职工教育经费：按工资总额的2.5%计提的费用。 坏帐损失：按规定标准计提的坏帐准备。

印刷费用：指购买复印纸，传真纸，打印纸、印制各种单据和名片的费用。

劳动保护费：指发放给职工的降温费、取暖费、为职工购买劳保用品和福利用品等的支出。

展览费：为开展促销活动或宣传商品等举办商品展览、展销会所支出的各项费用。 利息支出：指企业短期借款利息、长期借款利息、应付票据利息、票据贴现利息、应付债券利息、长期应付引进国外设备款利息等利息支出（除资本化的利息外）减去银行存款等的利息收入后的净额。

汇兑损失：指企业因向银行结售或购入外汇而产生的银行买入、卖出价与记账所采用的汇率之间的差额，以及月度（季度、年度）终了，各种外币账户的外币期末余额按照期末规定汇率折合的记账人民币金额与原账面人民币金额之间的差额等。

相关的手续费：办理汇票及转帐付款的银行手续费、发行债券所需支付的手续费（需资本化的手续费除外）、调剂外汇手续费，但不包括发行股票所支付的手续费等。 其他财务费用，如融资租入固定资产发生的融资租赁费用等。

其它类：企业注册费、检验费、诉讼费、培训费、咨询费、审计费、验资费、残疾人就业保证金、计入管理费用中房产税、车船使用税、土地使用税和印花税等。

费用报销及资金 使用管理办法 附件2 第 9 页 制度等级 更 改 码 共 9 页 C 1 费 用 报 销 单 日期： 年 月 日 部门 区 组 岗位、 职务 金 额 十万仟佰拾元角分 核 准 编号NO： 摘 要 科目 单据张数 合计（大写）： 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 (小写)： 财务总监： 财务审核： 分管副总： 部门经理： 报销人： 附件3 湖北九州通医药有限公司银行付款单 年 月 日 收款单位名称 付款事由 付款金额 人民币（大写） 结算方式 备 注 收款单位开户行 帐号 单位编码 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 小写： 结算票据号码 核 准 财务总监： 分管副总： 财务： 结算： 采购： 收款经办人： 费用报销及资金使用审批权限表

项 目序号

名 称

序号0102030405060708091011120102030405060708091011121314151617010102

内 容名 称 招待费运输部费用电话、手机费交通费住宿费托运费办公费客户庆典费修理费车辆保险房租费其他招待费电话、手机费交通费住宿费劳保费办公费证照年检费印刷费水电费保险费房租费培训费诉讼费资产损失公关宣传费审计、咨询费

其他职工工资及福利费用采购资金

审批权限

审 核 及 审 批 路 径

经办人部门负责人分管副总财务部财务总监总经理

部门

备 注

一、

业务部门费用

申报审核审核复核

计采部、营销部、配送部、原料药事业部、中药部、仓储部、运输部、器械部、大药房

所有

二

非业务部门费用

审核报批

审批

申报审核审核复核

董事会、总经办、办公室、企管部、财务部、质管部、信息

中心、大药房

三、

工资及福利费用

申报

20万以下20万以上

申报

审核审核

审核审批报批

复核

审核付款计划

公司各部门、大药房计采部、原料部、中药部、器

械部

四、药品采购

审批

五、

资产购置

0102030405060708091011121301020301020304050607080910111213141516

车辆空调电脑办公桌椅电话机传真机打印机饮水机冰箱电视机自行车电动车其他资产业务人员备用金出差临时借款购置资产借款增值税营业税城建税教育费附加堤防维护建设费

印花税地方教育发展费价格调节基金车船使用费养老保险费失业保险费医疗保险费工伤保险生育保险残疾人就业保障金住房公积金等

所有

申报审核审核复核

在购置前需要同书意面申请总经理

公司各部门、大药房

六、

因公借款

申报审核审核

审核报批

计采部、营销部、配送部、中药部、原料部、器械部、大药

房公司各部门、大药房

按财务报表实现

数据缴纳

审批

申报

审核

审核

财务部、企管部

七、

缴纳税费

按集团规定缴纳

说明:运输部费用指未在此表中单列的费用项目：燃油费、过路过桥费、汽车年检费、牌照费、养路费、生活补贴、出车里程补贴。