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第二篇 行政事务管理 A 出入厂管理制度 B 文书管理制度 C 事务管理制度
A 出入厂管理制度 人员进出管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
加强本公司人员及外来宾客进出管理，提升工作效率，将人员进出管理予以明确化。
1.2. 适用范围
凡隶属本公司人员、委外协作厂商及来宾进出之管理。
1.1. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
2. 管理办法 2.1. 本公司人员
(1) 本公司人员须穿工作服，佩带识别证，才准进入。
(2) 上班时间因公务离开公司者，一委须凭“公出单”通行。
(3) 上、下班迟到、早退或请假者，须打卡才能进出，请假者须凭“请假单”
通行。
(4) 员工出入公司限在上班时间内，节假日或下班后，除值班、加班或其他特
殊事故，经核准外，一律禁止员工进入公司。
2.2. 非本公司人员
(1) 凡是来宾访客（包括委外协作厂商、重要客户、政府机关人员、员工亲友
等）一律在门卫室办妥来宾出入登记手续（来宾登记簿），原则上在会客室会面，如需进入公司者，应将其身份证留置门卫室换取“来宾证”，待离去时退还。
(2) 带来宾参观，须经总经理核准，由相关单位协同办理登记手续并陪同才准
进入。
(3) 员工亲友私事来访时，除特殊紧急事故久，员工不得在上班时间内会客。 (4) 频繁出入公司的扫外协作厂商，由相关单位管理部申请识别证，凭识别证
出入大门。没有申请识别证的厂商须登记后才准进入。
A 出入厂管理制度 车辆进出管理办法
1. 总则
1.1. 制定目的
加强车辆进出公司之管理，将车辆管理予以明确化。
1.2. 适用范围
本公司、非本公司车辆进出之管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
2. 管理办法 2.1. 本公司车辆
上下班时间本公司车辆应进入公司指定的停放位置。
2.2. 车辆出厂
(1) 公务需用车者凭部门主管核准，管理部填写统一调度的《派车单》方可放
行。
(2) 载有物品的货车，凭物品所属部门主管核准之《物品放行单》方可放行。
2.3. 外公司车辆
(1) 拜访公司人员，应于门卫室登记《来宾登记簿》，经被访人同意后，外来车
辆方可停在公司指放位置。
(2) 厂商货车送物品时，门卫通知物料处，由物料人员陪同，货车进入厂区卸
货。卸货后空车驶出，若有公司物品随车，应有物品所属部门主管核准之《物品放行单》方可放行。
3. 附件
【附件】BA02-1 《派车单》
【附件】BA02-2 《物品放行单》
【附件】BA02-1
派车单 事 由 用车时间 车 号 备 注 厂 部主 管 课长 单 位 自 年 月 日 时 分至 年 月 日 时
分返回 驾驶人 组长 申请人 【附件】BA02-2
物品放行单
物品名称
数量
携出人姓名（或厂商名） 携出理由 备 注 携出时间 月 日 时 分 管理部（守卫）登记： 申请人 课 组 厂 部 主 管 课长 组长 A 出入厂管理制度 物品进出管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
为了加强物品进出管理，将其管理予以明确化，防止公司物品随意外流，特制定本办法。
1.2. 适用范围
进出公司所有物品。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
1.4. 名词定义
物品：指公司成品、半成品、材料、呆废料、工具、机器设备及生财器具等。
2. 管理办法 2.1. 公司物品
(1) 公司物品进厂，门卫须详细检查，如有危险品、易用易爆品、凶器等，禁
止进厂并须报告上级处理。
(2) 公司物品出厂，须凭有关单位填写，部门主管核准后之《物品放行单》。门
卫应对实物与《物品放行单》记载的物品进行核对，不符物不予放行。
2.2. 非公司物品
(1) 工程承包商、协作厂商及其他业务往来的厂商或个人携带的工具、机器、
物品等，应于进厂时先到门卫室登记《携带物品单》。出厂时凭登记单核对无误放行。
(2) 员工携带的私人物品放在公司指定的地方，不得带进工作区。
3. 附件
【附件】BA03-1 《携带物品单》
【附件】BA03-1
携带物品单
货品名称 料 号 单 位 数 量 携出时间 携出理由 携出地点 携 出 者
核准 主管 经 办 B 文书管理制度 文件编号管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
使本公司文件编号管理合理化、制度化、规范化。
1.2. 适用范围
本公司文件编号之管理，除另有规定外，悉依照本办法处理。
1.3. 权责单位
(1) 总务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
1.4. 文件类别
分来文件、内创文件两种：
(1) 外来文件包括公文、商务信函、传真资料、E-mail等。 (2) 内创文件包括内部联络文件、内部业务文件等。
2. 文件编号管理 2.1. 编号原则
本公司文件的分类编号管理分为五码，前两码为大写英文字母，后三码为流水
阿拉位数字。
2.1.1. 第一码
第一码代表文件类别： (1) A代表外来文件 (2) B代表内部文件
2.1.2. 第二码
第二码代表文件类别：
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) A代表有关总务部门之文件 B代表有关人事部门之文件 C代表有关会计部门之文件 D代表有关财务部门之文件 E代表有关营业部门之文件 F代表有关生产部门之文件 G代表有关技术部门之文件 H代表有关品质部门之文件
2.1.3. 2.1.4. 2.1.5. 2.2.
第三码
第三码代表年度别0~9。
第四码
第四码代表月别01~12。
第五码
第五码代表序号流水码001~999。
编号管理
总务部收文后，对文件进行统一登记编号管理后，始得处理。
B 文书管理制度 收发文件管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
(1) 将本公司内各种收发文之处理及保管予以标准化、系统化及效率化。 (2) 促使本公司内之公文收发业务推行顺畅。
1.2. 适用范围
凡隶属本公司内各部门对内及对外之公文收发，悉依照本办法所规范的体制管
理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部（总务课）负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
(3) 总务课置“总收发”人员，统筹并管理本公司公文之收发业务。
2. 对外收发文 2.1. 收发文原则
对外之总收发置于管理部，原则上采取统一收发、分散保管的方式。
2.2. 对外收发之启封
(1) 收文者系公司名称者，由总务课收发员启封收文。
(2) 收文者系部门名称者，由部门文书管理员启封收文。
(3) 收文者系私人名称者，由部门文书管理员代收文后转交当事人启封收文。
2.3. 对外发文
(1) 对外发文原则上一律以公司名义行文，并由总务课总收发发送。
(2) 如必须以部门名义行文时，须由总务课文书管理员签办并转呈总经理核准
后，再请总务课总收发发送。
2.4. 对外发文编码原则如下：
对外发文计编八码，前两码为中文代字码，后六码为中式数码。
如：福X字第0-0-0-。 (1) 第一码：代表本公司
使用公司名称第一字“福”来代表“厦门福友企业管理顾问有限公司”。 (2) 第二码：代表发文部门 总：代表总经理室。 管：代表管理部。 业：代表业务部。
(3) 第三、四码代表发之公历元年度。 如：01代表公元2001年
(4) 第五、六码代表发文之月份。 如：01代表1月
(5) 第七、八月码代表发文之日期。 如：01代表1日
(6) 如该日发文有两件以上时则可加一位流水码，并以“-”符号连结之。
2.5. 存档
(1) 对外收发公文原则上由收发文单位自行存档，必要时可由收发文单位拷贝
予其他单位存档，作为凭证。
(2) 管理部总务课收发人员须登记，并对每一件之对外收发文予以登记，以利
追踪查核。
3. 3.1. 对内收发文 收发文原则
(1) 为简化作业程序起见，对内收发文除公告外，原则上一律使用《内部公文
单》作业。
(2) 必要时须经总务课同意始可变更格式作业。
3.2. 公告
(1) 对内公告发文，由各单位文书管理员签办，总务课总收发，并由总务课呈
总经理核准后方可发文公告。
(2) 公告除由总务课总收发存档外，必要时可由发文单位自行拷贝存档作为日
后追踪之凭证。
3.3. 3.3.1.
内部公文单
内部公文单签办、存档说明如下：
收发文原则
发文单位原则上不予限制，但如属报告或文且发文单位又不属主管部，该内部公文单须先经由部门主管核示后，才可越部上呈或转他部（须照会他部时）会签后上呈。
3.3.2. 3.3.3.
受文单位
为内部公文单核准、照会或执行权之最终归属单位。
编号原则
对内发文编号原则除第一码与对外发文编号原则不同外，余者均相同。 范例：福X字第010-0-。 (1) 第一码：代表本公司。
如：使用公司名称第一字“福”来代表“厦门福友企业管理顾问有限公司”。 (2) 其余代码编制原则与对外发文相同。
3.3.4.
内部公文单原则上由发文单位自行存档，介必要时可由受文单位拷贝
存档，作为凭证。
B 文书管理制度 内外公文签呈处理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
(1) 建立各部门良好沟通作业模式，培养共同的工作理念以提升作业效率。 (2) 将本公司内各种公文签呈之分类及处理予以明确化、具体化、效率化。 (3) 促使本公司内各单位间之文书业务推行顺畅。
1.2. 适用范围
本公司各部门对内及对外之公文签呈处理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
2. 处理办法 2.1. 公文签呈之分类
(1) 急件：指紧急文件，收文者与受文者皆须于一定时限内完成送、批示或复
文者。
(2) 普通件：指不强调时限，仅为发文单位联络通告事宜之说明者。 (3) 机密件：指公司、工厂之发文涉及保密性事项不得外泄者。
2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.3. 2.3.1.
文件夹颜色管理 红色卷宗夹
为专属急件公文签呈用。
白色卷宗夹 密封式大封套
为专属机密公文签呈用。
为专属普通公文签呈用。
文件处理时效 红色卷宗夹
(1) 受文者接到公文后应立即处理并在不超过次日下班前回复。
(2) 必要时可延长规定时效，但须先矬发文者，以防耽误大事，但时限只能延
长一个工作日为准。
2.3.2. 2.3.3.
白色卷宗夹
受文者接到公文后应当天处理，最慢不得超过两个工作日为准。
密封式大封套
机密性文件（含内外公文）不分等级，一律以有封套密封，并责成专人或本人亲自送受件人处，并由受件人签收。发文亦同。
2.4. 注意事项
(1) 遇红色卷宗，当事人出差或请假时得由代理人立即处理，若一定需要当事
人签核，可视情况延长规定时效，但须先知会发文单位，以保证不致产生积压或搁置情形。
(2) 遇各部门会签意见时，若涉及复杂性事项需时日考虑，应先行注明处理原
则、日后结论及复文时间后转送次签部门，避免延积时效。
2.5. 2.5.1. 2.5.2.
文件处理规则 文件收发人
每一部门应由部门主管指定助理或专人负责文件收发，并向管理部报备人选。
文件跟催人
每一部门文件收发人亦为文件跟催人，负责跟催协调工作，以确切掌握文件动向及处理时效。跟催状况及文件返回时间须加以登记。
2.6. 作业异常处理
(1) 为确保公文签呈颜色管理实施应用能落实且不被滥用，各部门主管应负责
督导，若未能遵守且督导无效仍继续犯错者，应予以口头警告，并列入考核参考资料内。
(2) 发文单位可依全月统计异常处理发生件数回报管理部，或知会过失单位以
改进。
(3) 未依本办法规定办理而导致工作延误并产生重大问题时，管理部应签报《奖
惩报告单》，并于将惩会议中讨论处理。
B 文书管理制度 国内外传真收发管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
(1) 将本公司内使用传真机处理国内外各种文件或资料作业制度化、节制化、效率化。
(2) 促使本公司国内外传真之收发业务推行顺畅。
1.2. 适用范围
凡隶属本公司内之员工及经主管认可使用传真机之外宾传真文件或资料时，均依
本办法管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
2. 收发管理 2.1. 发文时间
发文时间原则上为上班时间如上午10：00、下午3：00，急件发文特殊处理。
2.2. 发文手续
(1) 申请人事先填具《传真发文申请单》，经单位主管核准后连同文件交总务课
人员（或传真机管理人）发送。
(2) 总务课人员（或传真机管理人）发送后，于《传真发文登记簿》上登录有
关事项，并经申请人签认后，由申请人领回原稿文件。
2.3. 收文手续
总务课（或传真机管理人）于收到来文时，须先于《传真发文登记簿》上登录有关资料后，再通知收文者领取文件并签认收讫。
2.4. 传真收发注意事项
(1) 传出文件如为一般信函时，应使用本公司传真专用信函格式。
(2) 传出文件如为一般资料时，其传真首页也须以传真专用之信函格式。 (3) 传出文件如为承接设计稿、产品广告等时，其格式应先经企划部美编设计
人员确认无误后始可发出。 (4) 本公司传出文件上均须注明：
①本公司地址、电话、E-mail、网址等联系方式，对国外传真件须加注英文。 ②传真人之部门、职称、姓名等。
③受传真人之公司全称、部门、职称、姓名等。 ④传真主旨。 ⑤传真内容 ⑥备注事项
(5) 传真之使用须依下列原则： ①先考试时效性。 ②其次考虑经济性。 ③再考虑方便性。
(6) 传真机专用电话线严禁作为一般电话使用。 (7) 收件未经登记严禁取用。
(8) 严禁传送本公司机密文件、资料、图样。
3. 附件
【附件】BB04-1 《传真发文申请单》 【附件】BB04-1 《传真收/发登记簿》 【附件】BB04-
传真发文申请单
日期： 部门： 编 号 文件名称 P数 传真内容 接受单位 备 注
核准： 申请人：
【附件】BB04-1
传真收/发登记簿
编 号 文件名称 P数 传真日期 接受单位 备 注
B 文书管理制度 档案管理办法
1. 1.1.
总则 制定目的
(1) 加强本公司内档案管理，以提升各部门工作效率。 (2) 将本公司档案管理工作制度化、合理化。 (3) 促使本公司之档案管理作业推行顺畅。
1.2. 适用范围
凡隶属本公司各档案管理，悉依照本办法所规范之体制管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
名词定义
本办法之名词定义如下：
(1) 档案：各级颁布的文件、通知、公司文书档案、人事档案等；本公司与其
他公司的各种来往协议、合同等；各部门的表册事务档案；工程用图等。
(2) 临时档案：凡临时归档存放者（含未编号档案）。 (3) 资料档案：凡处理已告一段落或已结案或跨越年度却须留存备查之档案（已
编号档案）。
2. 调阅档案
不相关部门人员调阅档案应经档案管理人员办理《调阅登记簿》并呈存档部门主管核准后，才可调阅。调阅档案时间以两天为限，不得转借、拆卸、调换、复印。
2.1. 档案保管单位期限
(1) (2) (3) (4)
永久保管 十年保管 五年保管 两年保管
2.2. 档案销毁
(1) 对无需保存的文件或保存年限届满之档案，应依规定请示并办理销毁手续。 (2) 销毁档案应于《目录卡》上备注注明销毁日期。
2.3. 2.3.1.
档案分类编号
档案分类及编码分下列三种：
“颜色”区分档案性质
各存档单位无论是暂时或资料档案，均须以下列四种颜色来区分其档案类别，如：
(1) 红色资料夹为有关品管及制造类之档案。 (2) 黄色资料夹为有关营业及行销类之档案。 (3) 蓝色资料夹为有关公司文书及人事类之档案。 (4) 绿色资料夹为有关技术及研发类之档案。
2.3.2. “功能码”区分档案类别
各存档单位无论是暂时或资料档案，均须以（一码）大写英文字母作为功能档号。
【范例】企划部之黄色资料夹分类： A 代表市场调查类 B 代表营业管理类 C 代表广告媒体类 D 代表广告预算类 E 代表促销活动类 代表促销预算类 G 代表教育训练类 H 代表经营企划类。
2.3.3. “细分号”区分资料归档顺序
各存档单位之资料档案，依归档顺序编码。
(1) 功能码后再经阿拉伯数字编码，依序为该细分码之档案，应以流水码建档。 (2) 本编码由存档部门视部门需要，自行编列存档。
(3) 本档案编码须制作单位存档编号总目录，以方便迅速查用。
3. 3.1. 3.1.1.
保管期限 永久保管 分类
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 公司章程等。
股东名册、股东大会会议记录、营业报告等文件。 董事会的重要文件。
重要的政府机关的许可证、认证书以及指示命令等文件。 契约书等具有永久效力的文件。
有关股东、董事及主要职员人事方面的重要文件。 其他需永久保存的重要文件、账簿及统计资料。
公司章程以及规则的制定、修改、废止等永久性查考文书。 股东大会会议记录、责权、财产权等。 董事会会议记录等。 经营许可证等。 契约书。
公司职员名册、人事档案。
银行存款账、年度会计报表、经营统计资料等。
3.1.2. 事例
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
3.2. 3.2.1. 十年保管 分类项目
(1) (2) (3) (4) (5)
预算、决算及有关会计的各种账簿、各种凭证。 干部会议等经营管理上重要的查考性文件。 人事工资方面的文件。
公司内部全体人员通告的文件。 市场调查的汇总报告书。
3.2.2. 3.3. 3.3.1.
事例
税务查账报告书、业务文件、日常债权、财产目录等。
五年保管 分类项目
(1) (2) (3) (4)
期满或解约的契约书、合同。 重要会议记录。
短期内需查考的文件。 人事文件。
3.3.2. 事例
(1) 业务日志、事故类文件、一般请示、收发文簿盘点报告等。
(2) 工资明细表、工资总账、保险明细表、医疗保险明细表、工资调整表。
3.4. 4.
三年保管
其他各单位独立存放资料。
附件
【附件】BB05-1 《调阅登记簿》 【附件】BB05-2 《目录卡》
【附件】BB05-1
调阅登记簿
序号
档案编号
档案名称
调阅人
调阅时间
归还时间
备注
核准： 制表：
【附件】BB05-2
目录卡
部门： 编号
档案名称 性质 类别 建档位置 建档时间 销档时间 备 注
B 文书管理制度 图书管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
(1) 将本公司各种图书管理工作制度化、合理化。 (2) 促使本公司内图书管理推行顺畅。
1.2. 适用范围
凡隶属本公司各档案管理，悉依照本办法所规范之体制管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
(2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
2. 图书管理 2.1. 目录编制
本公司图书由总务课（图书管理员）分类整理与编号，统一编制总目录册，写明
新进图书日期、作者、出版社、价格等，供员工参阅。
2.2. 2.2.1. 管理方式
专业性部门图书
(1) 各部门专业性图书由各部门自行集中保管。
(2) 各部门保管之专业性图书，应在购书请款时，连同《请款单》并加注书籍
名称、著译者、出版单位、出版日期等有关资料，一并送交总务课图书管理人员，以便于编录图书总目录。
2.2.2. 一般性参考图书
(1) 一般性参考图书由总务课集中保管，指派专人管理（称图书管理员）。
(2) 总务课自行新购之图书请款时，亦应连同请款单并加注书籍名称、著译者、
出版单位、出版日期等有关资料，一并送交总务课图书管理人员，以便于编录图书总目录。
【注】外来赠阅之书籍应矬总务课编录图书总目录。
2.3. 借阅规则
(1) 凡本公司职工皆可借阅。
(2) 每人每次借阅之已知以不超过两册为限，每次借期两星期，到期应自动归
还。
(3) 借书人因故可以申请续借，介以一星期为限；续借期满，借阅人应即归还，
不得拖延。
(4) 借阅人于借书期间，应尽爱护之责，不得任意划线、折角或撕毁；若书籍
污损或遗失，应于两周内赔偿新书，对已绝版之书籍，应赔偿原价两倍之金额。
2.4. 借阅手续
(1) 借阅人依据《图书总目录》所列明细，将需借阅之已知编号及已知名称填
写于《图书借阅单》内，并向该部门图书管理员借阅。
(2) 承办人依《图书借阅单》所列内容，取出已知并经借阅人确认无误后，始
交予借阅人，完成借阅手续。 (3) 承办人应将借阅明细通知总务课。 (4) 若属跨越部门借书时，《图书借阅单》应呈该部门主管核准后方可借阅。
2.5. 归还手续
员工归还图书时，承办人应先查收无误，在《图书借阅单》上签收即可，并通知总务课。
2.6. 盘点
每年按图书目录册，对书架上所有的图书进行清点与核对，在清点与核对前，停止外借，并要求借出图书者归还。
2.7. 注意事项
(1) 员工所借阅之图书，如遇盘点或公务上需参考时，可随时通知收回，借书
人不得拒绝。
(2) 员工借书期满经通知仍不归还，或遇盘点仍不交还者，可于不还书前停止
其续借书权。
3. 附件
【附件】BB06-1 《图书总目录》 【附件】BB06-2 《图书借阅单》
【附件】BB06-1
图书总目录
P： 类别： 编号 书名 作/译者 出版社 定价 册数 备 注 【附件】BB06-2
图书借阅单
部门： 姓名： 序号 图书编号 书名 借阅时间 归还时间 归还确认 备 注 B 文书管理制度 行事纪要管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
将本公司各部门营运过程中有关生产、销售、管理等重大业务的发生或变革予以系统化、明确化记载，促使各部门的业务管理效率化。
1.2. 适用范围
凡隶属本公司各部门之行事纪要，悉依照本办法所规范之体制管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
1.4. 名词定义
本办法之名词定义如下：
(1) 管理者：经理室主管除为公司内全部行事纪要的总管理者外，也为股东会、
董事会等行事纪要的管理者；各部门之一级主管为各部门行事纪要之管理者。
(2) 承认者：总经理为本公司行事纪要各登录事项之承认者。
2. 管理办法 2.1. 记录办法
(1) 行事纪要中各项记载以部门区分，并以事件发生时间先后为顺序，依序登
录于《行事纪要报告单》内。
(2) 各部门行事纪要登录项，应为各单位办事作业中相互关联之事且已结案完
成（例行事项不必不拟登录）。
(3) 各部门行事纪要由管理者指定人员记录之。
(4) 行事纪要各登录事项应注明日期，叙述应简明扼要，必要时应在行事纪要
之概要说明栏内简略记载事实经过。
(5) 行事纪要登录时应注明资料来源或依据，以备查考。 (6) 各部门行事纪要应在管理者指挥监督之下登录。
2.2. 监督执行
(1) 各部门应于每月十日前将上月份行事纪要整理完毕送交总经理室。 (2) 总经理室汇总后转呈总经理核准。
2.3.
3.
保管原则
(1) 本公司行事纪要存放，依部以上单位获许存放归档为原则。
(2) 不相关相伴人员调阅行事纪要应经该单位主管认可后，才可调阅。 附件
行事纪要报告单
编号： 【附件】BB07-1 《行事纪要报告单》
部 门 纪要内容： 日 期
备注
审核： 作成：
B 文书管理制度 公司互联网使用管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
规范网络的使用且使之真正为大家的工作带来帮助，确保网站的有效性，并使之更完善。
1.2. 适用范围
凡本公司人员互联网之使用，悉依本办法执行。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
2. 互联网网使用管理规定 2.1. 名词解释
互联网使用：指上网查询资料及收发E-mail。
2.2. 2.3.
人员规定
每部门指定专门人员负责操作，人员名单报备管理部。
操作规定
(1) 原则上指定专门一台上网专用电脑。
(2) 由管理部专人庙宇密码负责管理，负责人应妥善保管密码，并不定期更换
密码。
(3) 上网前应先准备好相关资料如网址、E-mail及预计上网时间等至管理部登
记“上网登记表”，经管理部人员查核后方可链接上网。
(4) 上网时应提高效率，每次尽量控制在两小时以内；上网时间超过四小时，
应向管理部主管核签。
(5) 严禁用公司网络处理私事或泄露公司机密。如有违反，视情况按公司奖惩
制度处理，情节严重者移送法办。
(6) 不允许随便打开陌生的邮件或文件，以免病毒的侵入而给公司造成不必要
的损失。
(7) 负责人应每月将登记表与电信局对账单进行核对，如有不符之处应及时查
明原因，并采取相关措施及时处理。
(8) 上网时间固定为每日上午8：00~9：00、11：00~12：00，下午5：00~6：
00，其他时间非紧急情况不予以办理。
2.4. 注意事项
(1) 上网查询资料如与公司文件资料整理录入有冲突时，以资料录入优先（收
发紧急电子邮件除外）。
(2) 能够通过报刊、杂志、书籍等渠道查得之资料，尽量不上网查询。
3. 本公司网站管理规定
(1) 技术维护由网络公司进行公司内部网站管理由管理部专人负责。
(2) 负责人应每天查看一次网站，以确认它的正常运行及查看留言簿的反馈信
息，并将内容依收发文管理规定书面联络相关人员。
(3) 每年定期如每月一次，依公司业务需要，会同企划设计人员对网站进行更
新，如及时发布最新业务动态，提供最新资讯等。 (4) 其他管理。
4. 附件
【附件】BB08-1 《上网登记表》 【附件】BB08-1
上网登记表
部门： 姓名： 编号
网址/E-mail 预计时间 实际时间 事 由 备 注
核准： 签核：
C 事务管理制度 文具用品管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
将本公司内各种办公文具用品管理制度化、合理化，使文具用品的使用不产生浪
费。
1.2. 适用范围
隶属本公司内各部门职工领用之文具用品。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。 (3) 总务部为本办法之管理单位。
2. 文具用品管理 2.1. 文具用品分类
本公司文具用品分为消耗品、管制消耗品、管制品等三种。
(1) 消耗品：刀片、胶水、胶带、大头针、回型针、橡皮盘、笔记本、复写纸、
标贴、便用笺、各类印刷表单、橡皮擦、铅笔、圆珠笔、钉书针、直尺等称之。
(2) 名片、签字笔、钢笔、白板笔、荧光笔、修正液、电池、印泥、卷宗夹、
文件夹、美工刀、邮票、笔筒等称之。
(3) 钉书针、打孔机、打码机、会计章、日期戳、职章、公司章、计算机、卷
尺等称之。
2.2. 文具用品领用区分
文具用品之领用区分为个人领用及单位领用两种。
(1) 个人领用：系个人使用保管之用品，如圆珠笔、橡皮擦、直尺等。
(2) 单位领用：系单位内部共同使用之用品，如打孔机、大型钉书机、打码机
等。
2.3. 2.3.1.
管理原则
管理原则依文具用品之分类不同而异
(1) 消耗品：消耗品可依据历史记录（如过去半年耗用平均数）、经验法则（估
计消耗时间）设定领用管制基准（如圆珠笔每人每月发一支）。
(2) 管制消耗品：管制消耗品得限定人员使用，必要时可依部门或人员之工作状况调整发放。
(3) 管制品：管制性文具应列入移交项目，如自然损坏无法修复时，应以旧品
换新品，如遗失或使用不当则须由个人或单位赔偿。
2.4. 2.4.1. 领用申请 一般文具
文具申请应于每月二十五日前，由各部门填写《文具领用申请单》，交总务部统
一采购，次月五日发放（新进人员或特殊用途文具之请领不受此限）。
2.4.2. 名片
名片之申请须因公务实际需要并应填写《领用申请表》，注明印刷内容，经部门主管签认后，于需要日前七天送交总务部申购。
2.4.3. 印章
公务用之各种人员、单位、公司印章均须事先提出申请单，经部门主管及管理部经理审核后，交总务部采购并登记、管理。
2.4.4. 到职离职人员
新进人员到职时由该部门提出文具申请单，向总务部请领文具。人员离职时，应将剩余文具一并缴交所属部门交接人，总务部督办。
2.5. 文具采购原则
文具用品由总务部统一向文具批发商采购，其必需品或采购不易或耗用量较大者，得酌予库
存；特殊文具紧急需用时，可经总务部同意授权各部门自行采购。
2.6. 印刷品领用
(1) 一般印刷品的印刷、申购、保管均由总务部负责，各部门特殊用途之表单
及印刷品则自行保管。
(2) 请领印刷品如属部门特殊专用表单，应填写《领用申请表》，在需求日前两
周交总务部统一采购，如属代用，应填写《领用单》向总务部领取。
2.7. 邮票领用
寄发信件所需之邮票，应由发文单位填写申请表，经单位主管签准，连同信件一并交管理部总务课统一贴上邮票寄发并登账分摊部门费用。
3. 附件
【附件】BC01-1 《文具领用申请单》 【附件】BC01-2 《领用申请表》
【附件】BC01-2
领用申请表
□印章 □名片 □印刷品 □其他 年 月 日 申请单位 申请数量 需要日期 部门主管 申请人 前次申请数量 前次申请日期 单位日期 供应商 总务部 主 管 【附件】BC01-1 单价 交货日 总务课 经办人 品名： （印章、名片、印刷品附样本） 申请人 文具领用申请单
年 月
日
类别 上月库存 采购数量 单价 金额合计 金额总计 项目 合计 管制品类 剪刀 美工刀 钉书机 打孔机 米达尺 白板笔 荧光笔 修正液 补充液 印台 印泥 右上弹簧夹 中间弹簧夹 右上强力夹 中间强力夹 圆珠笔（蓝） 圆珠笔（红） 笔记本 复写纸 标签 胶水 胶带（厚） 胶带（薄） 大头针 回型针 订书针 橡皮筋 橡皮擦 管制消耗品类 消耗品类 其他类 总务部： 部门主管： 单位主管： 制表人：
C 事务管理制度 印章管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
(1) 有效管理公司之各种印章，并保护公司法定权益。
(2) 促使公司内各部门印章管理工作统一化、制度化。
1.2. 适用范围
隶属本公司内各种印章之雕刻、申请、使用、保管、销毁等，悉依本办法所规范
的体制管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
1.4. 印章的种类
(1) 公章：公司面向主管机关的公司印章或指定业务专用的公司印章、财务专
用印章、发票、发票专用印章。
(2) 职章：刻有公司董事长或总经理职称的印章。 (3) 部门章：刻有公司部门名称的印章。
(4) 职衔签字章：刻有公司经理及总经理职衔及签名的印章。
2. 管理办法 2.1. 印章雕刻
2.1.1. 公章发包雕刻，凡本公司所属各部门对内对外需使用具代表性之印章，
均统一由总公司总务部门发包雕刻（公司公章、财务专用章、发票专用章均须由公安局指定的刻印处雕刻）。
2.1.2. 印章之形式、字样、材质
各部门印章之形式、字样、材质等，由总务部门统一规定办理。
2.1.3. 雕刻之规定
总务部门雕刻之中文印章，依下列规定办理：
(1) 印章之雕刻字体应明显易辨，且应以考证之字体方可使用。
(2) 公司公章、财务专用章、发票专用章均应向公安局申请，并在其指定的刻
印处雕刻。
(3) 印章发包雕刻手续，应指定专人负责联络不得由他人代理。
(4) 雕刻完成之印章，如不尽理想，需要重刻时，依本办法之销毁规定办理。
2.2. 2.2.1.
印章之申领手续
文具用品之领用区分为个人领用及单位领用两种。
填具申请表
申领印章时，得依文具用品管理办法之规定填具《领用申请表》申请，经核准后交总务部办理。
2.2.2. 2.2.3. 2.2.4. 2.2.5.
发包雕刻
总务部门接到申请表后，得依有关规定交刻印社雕刻，并要求交货期限。
印章管理
核发印章前，总务部门须先将该印章编号，并编入《印章管理簿》内管理。
印章之领用
印章应由部门主管以上之人员领用，并须在《印章管理簿》上签认领用。
印章之补发与加发
(1) 已经申请核发印章之部门，如无正当理由，不得要求补发。
(2) 印章之核发应以每部门一枚印章为原则，如因业务事实需要，须经总经理
核准后才可加发。
2.3. 2.3.1.
印章使用 印章使用用途
(1) 对公司经营决策权有重大关联，以公司名义对政府机关、银行机构行文或
对其他公司核发证明文件，盖公司及总经理职衔章。
(2) 公司种类规章的核决等由总经理署名及加盖总经理职衔章。
(3) 以部门名义于授权范围内对厂商客户及内部规章典范行文的核决由经理署
名并加盖部门章及总经理职衔章。
2.3.2. 印章使用规定
(1) 凡已领用保管印章之部门，须设置《印章使用登记簿》，除例行文件外，其
余用印均应登记。
(2) 凡因业务需要用印章时，申请人须填具《印章使用申请单》，由印章管理人
审查核准。
(3) 未经印章管理人核准而擅自使用印章，或实际使用之印章内容与所申请使
用之内容不符者，一经察觉，除依公司相关规定惩处，情节重大者，送司法机关查办。
(4) 各部门之《印章使用申请单》须依使用先后顺序编号列册，连同《印章使
用登记簿》定期呈总经理核示。 (5) 印章管理人、施印人等
施印人在准备盖印之前，要从印章管理人处取出，用毕迅速归还。
2.4. 印章保管 印章名称 公章 存款专用章 印章管理人 秘书长 部长 部长 印章本人 施印人 秘书 处长 秘书 部门职章、部门职衔签字章 个人私章 存款专用章必须单独保管
(1) 各部门印章保管人应细心使用印章，并随时注意保养。 (2) 印章应放置固定安全处，不得随意放置。
(3) 印章保管人请假公出期间，应将印章呈代理人代为保管。
2.5. 2.5.1. 印章报废
印章如有下列情况时，应准予报废：
(1) (2) (3) (4)
保管遗失时。
使用资料过多而损毁时。 字迹不明或脱落时。
因业务或工作需要换新时。
2.5.2. 印章报废申请单
凡印章因上述原因须报呈销毁时，应由保管人填具《印章报呈销毁申请单》，呈主管核准后连同印章送总务部办理。
2.5.3. 注意事项
(1) 因报呈销毁须重发印章时，得依本办法有关规定办理。 (2) 印章销毁时应会同总务部经理以上主管办理。
(3) 印章报呈销毁理由不实或有虚假时，一经察觉，除依公司相关规定惩处外，
情节重大者，将送司法机关办理。
C 事务管理制度 车辆管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
为使公司车辆统一合理管理及有效使用，特制定本办法。
1.2. 适用范围
公司轿车、货车、客车等使用、购置、保养、修理、油料、事故处理及保险事项、年检，均适用本办法。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
1.4. 本公司总经理、董事长配备专车，其管理办法另行规定。 2. 车辆管理办法 2.1. 车辆购置
(1) 购置种类车辆以坚固耐用、省油、价格合理为原则。
(2) 车辆超过规定的使用年限，由管理部提出报废，并提出专案购置申请。经
管理部主管确认，并呈总经理、董事长核准后，指定专人选购。
2.2. 车辆使用
(1) 每辆车由管理部指定专门的司机负责驾驶，非公司司机不得驾驶公司车辆。 (2) 因公务需要用车，应填写《车辆使用申请单》（若载有物品，需随附物品放
行单），经部门主管核准后交管理部统一调度（填写派车单）。未依规定申请者，不得用车。
(3) 公务车辆应设置《车辆行使记录表》，派车人应登记行驶里程、时间、地点、
用途，管理部每月抽查一次。
(4) 车辆使用前应对车辆作基本核查，如有故障、失窃或损坏等，应立即报备
管理部一同处理。
(5) 公务车辆不得作非公务事务用。 (6) 原则上公务车每天应返回公司（派车远途出差例外），将车停放于指定位置，
并做好安全防范工作，如未按规定失职所造成之损失，应由责任人赔偿。 (7) 公务车不得擅自借给他人使用。
2.3. 保养
(1) 各类车辆由管理部安排专人每周最少擦洗一次，如遇雨天，则每日须清洗，
以防生锈。
(2) 车辆各项零件设备之保养，由该车辆驾驶人负责，须保持完整并注意是否
被损。
2.4. 修理
(1) 凡公司车辆，除紧急状况外，应事先向管理部主管报备核准，由该车辆司
机送公司指定维修厂维修。
(2) 公务车行驶途中，发生故障紧急送修，应先报备管理部主管核准。
(3) 由于驾驶人或派车人使用不当或疏忽保养导致的车辆或机件故障所需之修
理费，由驾驶人或派车人负担。
2.5.
油料
(1) 油料油票由管理部统一购买，由驾驶司机填写领油申请表获准后领用。 (2) 每月管理部主管应将耗油量及行驶路抽查一次，以防浪费。
2.6. 事故处理
(1) 公司各类车辆因公务行驶违反交通规则时，如属个人过失，其罚款由当事
人自行负担；如属车辆本身不可抗力造成之罚款由公司负责。
车辆公务途中遇不可抗力发生车祸，应及时向附近交警报案，并即刻与公司部门主管联
(2) 络公司部门主管应派人前往现场协助处理。
(3) 车祸后有关的保险理赔作业，应由当事人配合管理部负责处理。
(4) 未经公司许可擅自使用公车，其事故责任概与公司无关，一切由当事人自
行负责。
2.7. 保险、年检
(1) 本公司各类车辆之投保作业统一由管理部负责。 (2) 车辆年度检验应由管理部会同责任司机负责。
3. 附件
【附件】BC03-1 《车辆使用申请单》
【附件】BC03-2 《车辆行驶记录》
【附件】BC03-1
车辆使用申请单
日期： 车 号 发车时间 发车地点 到达时间 司机姓名 到达地点 行使公里 备 注 合计： 小时 分 公里 加 油状 况 油别 加油量（公升）
其他报告事项
经理： 课长： 司机：
【附件】BC03-2
车辆行驶记录
日期： 事 由 乘车人 用车时间 自 月 日 时 分至 月 日 时 分 拟 往 地 点 批 准 车 号 审 核 申 请 人
驾驶人
主管： 派车人：
C 事务管理制度 电话管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
(1) 将电话管理予以合理化以利业务进行。 (2) 充分发挥电话的最大效力，节省成本。
1.2. 适用范围
凡隶属使用本公司的国内外长途电话及市内电话，依本办法所规范的体制管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
2. 管理办法 2.1. 电话总机管理办法
(1) 总机话务员接转应迅速、准确，用语简炼、清晰、礼貌、耐心，应使用“您
好”、“请”、“对不起”等礼貌用语。
(2) 总机接听外线电话的基准用语为“您好，××公司”，当对方告知分机电话
号码时，说“请稍等”；如分机占线，说“对不起，电话占线，请稍后再打”。 (3) 总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次没人接听即挂线。 (4) 话务员上班时间不得与人在电话中闲聊，不得偷听或泄漏公务机密。 (5) 不得在总机拨挂电话，非相关人员不得在总机上操作。
(6) 凡工作时间内外来私人电话除重大急事外，总机应婉拒接线。
2.2. 2.2.1. 挂接电话 电话使用
(1) 时间控制在5分钟内，最多不得超过10分钟，长话短说。 (2) 使用前应对洽谈内容稍加构思记录。
(3) 各部门人员遇电话铃响时，应马上拿起话筒，不等对方讲话，得先说出公
司、部门名称。
(4) 凡外来电话，接话外出时，应由总机或部门人员礼询对方事由，留言转告。
2.2.2. 长途电话使用
(1) 公司尽可能使用如IP电话等节省成本的方式拨打长途电话。
(2) 从业人员因公务需要使用长途电话时，须先填写《使用长途电话申请单》，
经单位主管核准后送交总机拨号。
(3) 单位主管因公务需要使用长途电话，也须填写《申请单》后送交总机拨号。 (4) 总台人员在每次拨打长途电话前应登录《长途电话使用登记表》备查。 (5) 每月初管理部应将上月《长途电话使用登记表》与电信局的《长途电话清
单》进行核对，核算出各部门的长话费用，需要时算到个人。
3.
附件
【附件】BC04-1 《长途电话使用登记表》
【附件】BC04-1
长途电话使用登记表
部门： 月份： 日 期 使用人 电话号码 通话事由 通话时间 确 认 批 准 说明：1、不得得长途电话处理私人业务；
2、使用长途电话，事前应做好通话内容准备。
C 事务管理制度 宿舍管理办法
1. 1.1.
总则 制定目的
(1) 提升本公司公司员工生活品质，使之能专心工作。 (2) 将本公司员工宿舍管理制度化。
1.2. 适用范围
本公司员工宿舍之管理，依本办法管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
名词定义 2. 宿舍申请 2.1. 申请资格
(1) 本公司正式任职员工。
(2) 家住外地或上下班交通不方便者。
2.2. 申请办法
(1) (2) (3) (4) (5)
申请住宿的员工应先填写《住宿申请单》。 申请单呈部门主管核准。
凭部门主管核准的申请单向管理部办理住宿登记手续。 管理部依规定为申请者分配宿舍房间。
部门主管可携带直系家属申请住宿，但须总经理同意。
2.3. 宿舍分配
(1) 住宿员工房间分配，以同部门同住为原则。
(2) 宿舍房间统一分配，不得自行调换；若要调换须提出申请，经宿舍管理员
同意方可调换。
3. 3.1. 管理组织 宿舍管理员
(1) 本公司宿舍直接管理者，由管理部选派。
(2) 男生宿舍的宿舍管理员由男生担任；女生宿舍的宿舍管理员由女生担任。 (3) 职责如下：
①住宿员工房间分配。
②住宿员工生活起居管理。
③宿舍门禁安全及保全灾害防止管理。 ④宿舍财产设备保管及维护。 ⑤其他宿舍管理业务。
4. 4.1. 4.1.1. 管理规定 日常管理规定 一般作息时间
(1) 起床时间：上午时间7：00前 (2) 睡觉时间：晚上12：00前
4.1.2.
门禁管制
(1) 宿舍开门时间：上午6：00 (2) 宿舍关门时间：晚上11：00
(3) 晚上11：00至上午6：00宿舍关门期间，除非紧急事故，所有人员不得进
出。
4.1.3. 外宿
(1) 住宿员工除出差、节假日、休假、请假外，如需外宿应向宿舍管理员登记
报备。
(2) 如在外临时需外宿时，也应打电话向宿舍管理员报备。
4.1.4. 访客
(1) 宿舍会客时间一律在下班时间内。 (2) 会客一律在规定地点。
(3) 本公司宿舍不得让访客任意留宿。
4.1.5. 电话接听
(1) 宿舍电话只能接听，不得打出。 (2) 电话应长话短说，以免影响他人。
4.2. 卫生管理规定
(1) (2) (3) (4)
保持房间及公共场所的整齐、清洁，住宿人员轮流打扫宿舍卫生。 垃圾应集中放置，不得随意丢弃。 每半年应进行大扫除一次。 禁止饲养宠物以保持清洁卫生。
4.3. 安全管理规定
(1) 不得携带易燃易爆物品及其他危险物品进入宿舍。 (2) 随时注意进入宿舍的陌生人员。 (3) 离开房间应关闭电器设备及门窗。
5. 5.1. 退宿管理 退宿时间
(1) 住宿员工离职时。
(2) 住宿员工违反宿舍管理规定被勒令退宿者。 (3) 其他必要事由。
5.2. 退宿手续
(1) 住宿员工退宿时，应填写《退宿申请单》。
(2) 住宿员工应将住宿区卫生整理清洁，退还借用公司的物品设备，会同宿舍
管理员清点查核无误，并在《退宿申请单》上签名。 (3) 《退宿营申请单》送管理部核查。
C 事务管理制度 食堂管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
为使公司员工有良好清洁卫生的包含环境特制定此办法。
1.2. 适用范围
凡在本公司食堂工作的人员及在食堂就餐的人员，均照此办法执行。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
2. 食堂管理 2.1. 食堂工作人员
(1) 食堂工作人员必须证件齐全：健康证、上岗证等必备。每年进行一次健康
检查，检查不合格者，不准在食堂工作。
(2) 食堂时刻保持清洁卫生，每餐后必须对食堂的桌椅、地板进行清洗。餐具
清洗干净后，统一消毒。
(3) 食堂工作人员应注意个人卫生。工作时要穿戴工作衣帽，戴手套。做到勤
洗手，勤剪指甲，勤换、勤洗工作服。
(4) 坚持实物验收制度，搞好成本核算。做到日清月结，账物相符。每月盘点
一次，每月定期公布账目，按受员工的监督。
(5) 提前一天制定隔天的食谱，品种多式样，改善员工伙食，严禁采购腐烂、
变质食物，防止食物中毒。未烹调的食物要生熟分类收藏好，防止老鼠等害虫的入侵。
(6) 平等待人，饭菜定量，食品定秤。
(7) 每餐要准时开膳。按时上下班，未经同意不得擅自离开工作岗位。
(8) 做好安全工作，使用饮事械具或用具要严格遵守操作规程，防止事故发生；
非相关人员不得进入厨房和保管室。下班前，要关好食堂门窗，检查各类电源开关设备，做好防盗工作。
2.3. 就餐人员
(1) 就餐时要排好队伍盛饭菜。
(2) 节约粮食：剩余饭菜不可随意扔弃，而应放在规定的地方。 (3) 爱护公物：无故损坏各类设备、餐具者，要照价赔偿。
C 事务管理制度 公司电脑管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
使公司电脑得以充分利用，将电脑的使用规范管理。
1.2. 适用范围
本公司各单位电脑的使用，依本办法执行。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
2. 电脑使用管理规定 2.1. 人员规定
(1) 每台电脑指定专门人员上机，负责日常操作，非操作人员不得随意上机。 (2) 管理人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。
2.2. 操作规定
(1) 严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩电子游戏。 (2) 不得使用未经病毒检查的软盘，防止病毒入侵。 (3) 严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。
2.3. 病毒防护
(1) 对联网的电脑，任何人未经批准，不得向计算机网络拷入软件或文件。 (2) 未联网的电脑，其软件的安装由电脑管理员负责。
(3) 任何电脑需要安装软件时，由相关专业人员填写安装申请表，经电脑管理
员查核无误后，进行安装。 (4) 所有电脑不得安装游戏软件。
(5) 电脑管理员定期使用杀毒，应及时报备电脑管理员处理。
2.4. 保养
(1) 保持电脑的清洁，严禁在电脑前吸烟、吃东西等，严禁用手、尖锐物触摸
屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。确保所有的电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。
(2) 定期对电脑内资料进行整理，做好备份及删除不必要的文件资料，保证电
脑内运行空间的畅通。备份的磁盘由电脑管理员保管。
(3) 除电脑管理员外，任何人不得随意拆卸所使用的微机或相关电脑设备。电
脑管理员在硬件维护作业完成后，必须将所拆卸的设备复原。 (4) 对于关键的电脑设备应配备必要的断电继电保护电源。 (5) 定期由指定的专业电脑维护公司进行维护和保养。
C 事务管理制度 财产管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
将本公司内各种财产管理系统化、合理化记录，以便了解本公司内所有财产之明细及其价值。
1.2. 适用范围
凡隶属本公司内各项固定资产均依本办法管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
2. 管理原则 2.1. 购置程序
由使用部门填写《财产申购单》如设备名称、规格、厂牌、数量、用途、需要
日期等，由使用部门主管初审后送总务部审核，再报请总经理核准。经核准后请采购部门如期购置。
2.2. 财产保管
(1) 财产购入后根据取得之发票、凭证或说明书等填制《财产保管卡》。 (2) 总务部应将财产保管卡按财产分类编号，并填写《财产分类目录》，归档保
管。
(3) 财产之使用部门难以区分者，以总务部为管理部门。
2.3. 移交与报废
(1) 财产如须更换使用场所，须向总务部提出，经核准后，先将新的使用场所
与使用保管者记入《财产保管卡》内，始得更换。
(2) 财产如须报废时，使用部门应填写《财产报废申请单》注明原由等，经使
用部门主管核签后，交由总务部主管审核。总务部相关人员查核无误后，使用部门才可将设备及《财产保管卡》交还总务部，并于《财产分类目录》上注明，处理报废财产后须通知会计部门除账。
2.4. 财产核查
(1) 总务部须于每年底要求各使用部门盘点，并要求提出盘点明细表，以便核
查财产，会计部门依盘亏、盘盈状况调整财产金额。
(2) 总务部随时核查各使用部门现有财产状况及数量是否确实，有无管理不善
情形，有无有效使用，有无闲置情形。
(3) 总务部如发现有上述之不良情形者，应随即通知使用部门主管改善，如情
形严重者应呈报总经理处理之。
2.5. 财产折旧
总务处每年须依折旧年限规定，摊提折旧额。折旧年限如下： (1) 房屋、建筑物为20年。 (2) 机器、模具设备等为10年。
电子、运输设备、仪器、模具设备等为5年。
3. 3.1. 编号说明 第一码
为类别区分，以英文字母表示，共分为九大类。
(1) A代表办公设备（含办公桌椅、文件柜、电话机等）。 (2) B代表电子设备（含电脑、复印机、电视机、VCD机等）。 (3) C代表仪器设备。 (4) D代表运输设备。 (5) E代表机器设备。 (6) F代表模具设备。 (7) G代表杂项设备。 (8) H代表列管资产。 (9) I代表房屋建筑物。
3.2. 3.3.
第二、三码
为购置年度
第四、五、六码
为购入顺序
【例】如2000年第一件购入之办公设备，则以A01001示之。
4. 附件
【附件】BC09-1 《财产申购单》 【附件】BC09-2 《财产保管卡》 【附件】BC09-3 《财产分类目录》 【附件】BC09-4 《财产报废申请单》
【附件】BC09-1
财产申购单
NO. 日期： 品 名 规 格 数 量 需用单位 交货期限 事 由 金 额 人民币 佰 拾 万 仟 佰 拾
元 总经理： 总务部： 单位主管： 申请人： 【附件】BC09-2
财产保管卡 财产编号 财产名称 取得金额 取得日期 接管日期 保管人签章 厂牌 规格 监交单位 备 注 保 管 单 位
补 充 说 明 【附件】BC09-3
财产分类目录
管理部门： 卡号： 使用部门： 名称（中文/英文） 规 格 制 造 商 存放地点 原 价 日期 摘 要 凭证号 单 位 管理编号 型 号 销 售 商 耐用年限 增 加 减 少 结 存
【附件】BC09-4
财产报废申请单
NO.
日期： 管理单位 使用单位 中文 名称 英文 厂牌 取得价值 已使用年数 规格 耐用年限 购置 日期 数量 账面残值 废损 原因 估计废品 价 值
处理使用 实 际 损 失 额 拟处理办法 总经理 财务单位 使 用 人 填 报 人 使 用 单 位 厂（经理）长 主管 主（协）力 管 理 单 位 主管 主（协）力 C 事务管理制度 门卫管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
(1) 维护公司安全，将本公司门卫管理予以明确化、细分化。
1.2. 适用范围
本公司之安全门卫，悉依照本办法管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
1.4. 总务部为本办法之管理单位 2. 一般规定 2.1. 门卫室地点设置
门卫室设在人员车辆必须经过的公司大门的一侧
2.2. 2.3. 2.3.1.
服装仪容规定
门卫人员应依规定穿着公司规定之门卫制胜，并穿着整齐，不可留须及长发。
出勤规定 出勤时间
(1) 勤务时段
早班：上午七时至晚上七时。 晚班：晚上七时至次日上午七时。
(2) 各出勤时段排班人数不得少于两人次。
(3) 门卫人员各班轮值及轮休表由管理部另行制订。
2.3.2. 出勤管理
(1) 出勤卡
门卫人员须于上下班适时打卡。 (2) 巡逻钟卡
门卫人员依公司规定的地点定时巡逻，并每两小时打巡逻钟卡一次，未能适时打卡者（除有正当理由经主管核准并签证外）以旷工论。情节重大者，依奖惩制度规定办理。
2.3.3. 出勤交接
(1) 门卫人员应依规定时间交接，并提前十五分钟换班交接。 (2) 门卫人员换班时，交班者应填妥《门卫日志》，并将列入交接之物件移交予
接班者后，由换班人员于日志上签名确认。
2.4. 2.4.1. 出勤管理 出勤时间
(1) 人员进出的管理，因公外出的凭《公出单》，因私外出的凭《请假单》放行。 (2) 物品进出凭《物品放行单》放行。 (3) 车辆进出凭《派车单》放行。
【注】人员、物品、车辆等之进出管理依照本公司相关规定办理。
2.4.2. 厂区的巡逻与安全维护
(1) 门卫人员巡逻，应依管理部所规定之警巡路线适时适点巡逻。 (2) 门卫人员巡逻时应注意下列事项： A、 各门卫保安区内之保安设定事项。 B、各门卫保安区外之保安设定事项。
紧急与意外事故的处理门卫人员如遇天灾、火警、人为破坏等紧急或意外事故时，应依下列程序为之： A、立即采取适当措施处理。 B、向相关主管机关报告
C、尽快将实际之状况告知管理单位。 (3) 其他由管理单位所指定的工作。 A、下班后外来电话的处理。
B、员工宿舍之人员门禁管制处理。
2.5. 注意事项
(1) (2) (3) (4) (5)
值勤时间严禁睡觉、打瞌睡、处理私务。 巡逻时间外，不得无故擅自离开门卫室。 门卫室应随时保持一人次以上看守。 不得在门卫室内与任何不相干人员闲谈。
应整齐穿着公司规定的服装，并保持仪容整洁、姿势端正及门卫室之整洁。
C 事务管理制度 会客管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
加强本公司门禁管理并提升工作效率，使本公司内员工会客管理体制化、明确化。
1.2. 适用范围
凡隶属本公司员工之会客管理，悉依照本办法。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
1.4. 总务部为本办法之管理单位 2. 管理办法 2.1. 会客登记
(1) 门卫人员于访客光临时，均应请访客将公司受访对象、来访目的等登记于
《来宾登记簿》，并征得受访人同意后请入会客室（经事先报备或经主管核准进入）。
(2) 访客如需进入时，门卫人员应请访客留置其个人身份证件，发给《来宾证》，
并登录《来宾登记簿》，离去时退还。
2.2.
2.2.1. 会客地点 公务访客
(1) 原则上于会客室会谈，为礼貌起见，在会客室会谈时，被该项应给来访者
上茶水。如因公务需要进入公司，须经事先报备或经主管核准进入。 (2) 本公司外包协作厂商、供应商等访客进入公司，应依照上述之会客登记规
定登记。
(3) 本公司重要客户来访，可在相关业务人员陪同下，免办会客登记进入。 (4) 本公司研发单位办公区域严禁任何访客进入。
2.2.2. 私人访客
一律于会客室会谈，如确有必要进入公司，应经管理部主管核准，并依照上述规定办理。
2.3. 2.3.1 会客时间 公务访客
(1) 一律于上班时间内接待。
如因业务需要于下班后接待公务访客，须事先报备并经主管同意。
2.3.2 私人访客
(1) 私人拜访应利用中午休息及下班时间，如于上班时间会客，会谈时间不得
太长，以免影响工作。
(2) 宿舍访客会客时间一委以下班时间为限。 (3) 晚上九时起，私人访客一律停止。
2.4. 注意事项
(1) (2) (3) (4)
门卫人员应注意访客进出所携带物品之查核，严禁携带危险物品进公司。 会客时应注意不得泄漏公司机密。
会客时应注意谈话礼貌，不得大声喧哗影响他人。 原则上严禁外界保险、推销人员或小商贩进厂内。
3. 附件
【附件】BC11-1 《来宾登记簿》
【附件】BC11-1
来宾登记簿
日期： 序姓 名 所在单位 被 访 人 事 由 时 间 备 注
号 姓名 部门 入厂 出厂 C 事务管理制度 来宾参观接待管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
使来宾来公司参观有章可循。
1.2. 适用范围
凡隶属在本公司范围内的来宾接待，依本办法管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
2. 挂靠办法 2.1. 参观种类
(1) 定时参观：先以公文或电话预定参观时间与范围。
(2) 团体参观：机关学校或社会团体约定来厂参观者。
(3) 贵宾参观：政府官员以及国内外各大企业负责人，经公司允许来厂参观者。 (4) 普通参观：因业务需要来厂参观者。
2.2. 接待方式
(1) 团体参观：凡参观人员均先在会客室接待，并以茶水招待，由管理部协同
有关单位决定陪同人员。
(2) 贵宾参观：视情况等级定接待场所，按公司通知以咖啡、点心、饮料、茶
水或其他方式招待之，并由公司高级管理人员陪同或由相关部门派员简报（标准由管理部另行制订）。
(3) 普通参观：以茶水招待之，由管理部或相关部门派员陪同。 (4) 临时参观：同普通参观。
2.3. 参观规则
(1) 贵宾参观及团体参观：由公司总经理核准，并于参观前两日将《参观通知
单》填送各工厂管理部门并知会门卫，以便于工作办理接待，如时间赶不及得先以电话通知后补办通知单。
(2) 普通参观：由各部门经理核准，并于参观前一日将参观通知单填送工厂并
知会门卫，但参观涉及两个部门以上者，应比照团体参观办理。
(3) 临时参观：由各部门经理核定，并于参观前一小时以电话通知各工厂管理
部办理接待，如参观波及两个部门以上者，管理部应协调办理接待。 (4) 未经核准之参观人员，一律拒绝其参观，擅自率领参观人员参观者，得以
泄露商业机密论处。
2.4. 参观限制
(1) 参观人员除特准者外，一律婉拒拍照、录像、录音，并由陪同人员委婉说
明。
(2) 公司正在研制开发的产品，以及旋转公司机密资料的办公室，一律不准参
观（由管理部另订管理规定）。
C 事务管理制度 安全防范办法
1.. 总则 1.1.
制定目的
(1) 防止意外事故的发生，确保公司及员工之财产生命安全。 (2) 将本公司安全防范体制化、明确化。
1.2. 适用范围
凡隶属在本公司内之员工，应依照本办法管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部、总务课负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
2. 2.1. 安全防范
主管之安全须知责任
(1) (2) (3) (4)
主管人员应负防止意外事故之责任。 以身作则遵守安全须知。
教导及监督部属遵行安全须知。
发生意外事故时，应立即联络安全管理人员拨打求救电话及公司主要负责
人共同谋求改善。
(5) 主管人员应与其他人员合作，共同防止意外事故。 (6) 各主管
A、应熟悉有关本职之安全工作方法，并督导下属遵行。
B、熟悉有关职之安全维护装置，对经办工作中所使用的人体安全保护器材，应负妥为保养确实应用之责。
(7) 分派工作时，应指定一人为负责人，统一指挥。 (8) 各主管对下属应施以正确的安全工作方法教导 A、使下属能熟练而安全地完成指定任务。
B、对于新进人员或由其他部门调用之人员，应注意其是否适合该工作。
C、对新进人员应详细解释该部门之特别危险事项及其防范办法，以确保安全。 D、对新进人员应详细解释与其有关之安全工作方法。
2.2. 员工个人行为为须知
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
切实遵守安全防范须知。
依照标准工作方法或上级指示的工作方法，不得擅自改变工作方法。 非个人所负责操作之机械，不得擅自操作。
放置物料于货架上、高塔上或其他高处，须确保不绊跤他人或跌落击伤他人。
若从高处抛物，地面上则应禁止他人通行。
若发现漏油、漏气之处所不健全及已损坏之梯子、平台、栏杆及其他不安全之环境时，应及时报告主管。
安全门出入口前后必须保持畅通，不得堆积任何物品妨碍通行。 不要使用不健全的工具和机械。
2.3. 2.3.1. 火灾防范 烟火管制
(1) (2) (3) (4)
严禁在禁烟区吸烟。 吸烟区严禁乱扔烟头。 住宿人员严禁在床上吸烟。
易燃易爆危险物品放置于指定的安全地点，除必要之数量外，不可携入工作场所。
2.3.2. 电器设备
(1) 离开工作地点或宿舍时，应将机器设备及电器产品之电源关闭，以防止意
外。
(2) 电工人员应定期检查机器设备及电源线路是否有损坏之情形，以防止电线
走火。
2.3.3. 消防设备
(1) 消防设备应按规定设置，放于明显易取之地点。 (2) 消防设备由管理部派专人定期保养检查。
2.3.4. 重要文件维护
(1) 公司内重要之财务账册等资料应放置于防火保险箱内。
(2) 公司资料档案室应设置自动灭火设施，其重要业务、管理资料也应放置于
防火保险箱内。
2.3.5. 火灾紧急外置
(1) 以现有之消防设备尽快扑灭火源，以免火势变大。
(2) 保持所有通道口畅通，多余人员应立即有序离开现场，以免因人多妨碍灭
火。
(3) 如下班时间发生火灾，值班人员与门卫除立即通知消防部门外，应尽快通
知主管人员赴现场处置。
(4) 首先发现起火之人，应立即呼救，并停止工作，迅速关闭电源或其他火源，
并及时通知消防部门。
(5) 发现火灾时应迅速将着火物附近之可燃物移开，阻隔火势蔓延路径。
2.4. 盗窃防范
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
现金、贵重物品及重要文件，下班后放置于安全橱柜，指定专人负责保管。 守卫人员应随时注意进出人员，并注意公司所有门窗是否完好、关好。 夜间值勤之守卫人员，应于规定时间在公司内巡视。
部门主管对经管财物之人员，应随时注意其私生活是否严谨，以防自盗。 携出物品时，守卫人员应凭放行单查验放行。
最后离开办公室的人员，应关闭门窗、电器开关等上锁。 窃案发生后，应保持现场原状，管理部应立即报案。
C 事务管理制度 会议管理办法
1. 总则
制定目的
为了减少不必要的会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本办法。
1.2. 适用范围
凡本公司会议之管理，均依照本办法。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
2. 会议管理 2.1. 会议通知
会议召集单位应通知：
(1) 会议日期及开会时间。 (2) 会议目的及宗旨。 (3) 与会人员及发言顺序。
(4) 议题的进行顺序及时间分配。 (5) 会议记录人员。
(6) 与会者应准备的资料。
(7) 会议室的布置工作，应具备的设备。
2.2. 与会相关人员
(1) (2) (3) (4)
与该项会议有切身关系的人员。
对该项会议确实掌握资料，学术专精并有经验者。 该项会议的结论将会对其影响者。 执行会议结论之人员。
2.3.
会议管理要领
2.3.1. 提高会议成效的要领
(1) 严格遵守会议的开会时间。
(2) 会议开始时主持人就会议议题作简洁说明。 (3) 会议进行中的注意事项： ①发言内容是否偏离会议主题。
②发言内容是否过于集中于某些人、事。 ③会议从头到尾是否有人没发言。 ④发言的内容是否朝着结论推进。
(4) 在必须延长会议时间时应先取得与会人员的同意。 (5) 应把会议的结论整理出来交给全体人员表决。
2.3.2. 会议注意事项
(1) (2) (3) (4) (5)
发言者应控制时间。 不可从头到尾不发言。 不可打断他人的发言。 不可中途离席。
会议中关闭所有的通讯设备，以免打扰他人。
2.4. 会议种类
(1) 公司会议：主要包括董事会、股东会、公司年度总结会、年度预算会、全
体员工大会，由公司最高主管批准，主管单位负责召集。
(2) 专业会议：主要包括品质、业务、综合分析会，质量分析会，生产技术会
等，由分管部门主管批准，主管业务负责召集。
(3) 部门会议：各部门课、车间班组召开的工作会，由各部门主管决定召开并
负责召集。
(4) 其他会议：涉及多个部门负责人参加的各种会议，由主要分管部门主管批
准，并负责召集。 (5) 临时会议。
2.5. 会议前后工作
(1) 各项会议的召集者，应根据会议前所需准备时间来通知与会人员准备资料。
如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前2天报请主管调整会议计划。
(2) 所有会议主持人和召集单位、与会人员都应分别做好有关的准备工作（包
括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案，落实会场，备好笔记等）。
(3) 会议结束后，会议记录人员应将会议内容整理清楚，并发放相关人员，同
时追踪会议后的协调工作。
3. 附件
【附件】BC15-1 《会议记录表》
【附件】BC15-1
会议记录表
NO. 日期： 时间 月 日 时 地- 月 日 点 时 主持人 记录人
会议名称 参 加 者 主要议题 对策措施 期限 负责人 追踪情况 审核：
说明：1、会议结束后将会议记录传阅与会人员会签；
2、决议事项之执行应设专人追踪控制。
C 事务管理制度 制服管理办法
1. 总则 1.1. 制定目的
(1) 将本公司员工服装之制发统一化、整体化。
(2) 使本公司员工之服装仪容整齐高雅，提升员工士气，增进公司形象。
1.2. 适用范围
凡本公司员工制式服装，均依照本办法管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
2. 服装的分类 2.1. 夏季服装
(1) 现场作业人员：上身着浅蓝色短袖衬衫，下身着深蓝色长裤并着黑色安全
鞋，特殊车间应戴工作帽。
(2) 行政工作人员：A、男性 上身着白色短袖衬衫系领带，下身着深蓝色长裤
并着黑色皮鞋。
B、女性 上着身着白色短袖衬衫，下身着深蓝色窄裙并着黑色皮鞋。
2.2. 冬季服装
(1) 现场作业人员：上身着浅蓝色长袖衬衫外加深蓝色夹克，下身着深蓝色长
裤并着黑色安全鞋，特殊车间应戴工作帽。
(2) 行政工作人员：A、男性 上身着白色长袖衬衫系领带外加深蓝色西服套装，
并着黑色皮鞋； B、女性 上着身着白色长袖衬衫外加深蓝色套装，着黑色皮鞋。
2.3. 3. 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.2. 3.2.1.
服装换季
由总务部依据季节温度变化，统一公告服装换季。
服装制发及领用 服装设计及制作 服装设计
本公司人员之服装，其式样由公司统一设计，不得任意变更。
服装制作
本公司人员之服装，由总务部分别量身，统一发包制作。
服装分发 夏季
(1) 现场作业人员及行政作业人员，第一次制发衬衫及长裤各两件。 (2) 第二年起每年再制发衬衫及长裤各一件。
3.2.2. 冬季
(1) 现场作业人员及行政作业人员第一次制发衬衫及长裤各两件，夹克一件（西
服一套）。
(2) 第二年起每年再制发衬衫及长裤各一件。 (3) 每隔两年再制发夹克一件（西服一套）。
3.2.3. 3.2.4. 3.2.5. 3.3.
安全鞋
现场作业人员每年制发安全鞋两双。
领带
行政作业人员每年制发领带一条。
皮鞋
行政作业人员之黑色皮革自行购置，式样应以朴素大方为原则。
服装之领用
(1) 凡领用新服装未满六个月离职者，应赔偿制服之制作工本费用。
(2) 新进人员于试用期间不发给服装，待其正式聘任后，比照一般员工之规定
办理。
4. 4.1. 服装之穿着与清洁遵守事项 服装之穿着
(1) 凡本公司员工，于上班时间一律穿着制式服装，并应依规定佩戴员工识别
证。
(2) 新进人员于试用期间，应尽量穿着正式服装。 (3) 代表公司外出洽谈公务，应尽量穿着制式服装。
(4) 冬天气温降低时，个人得于衬衫与夹克之间添加衣物，但应以蓝色系为原
则。
4.2. 服装之清洁保护
(1) 员工之服装应经常换洗，保持干净整洁。
(2) 员工对于个人领用之服装应善加爱惜，如有破损应缝补修复。
4.3. 遵守事项
(1) 不得擅自改变制服样式。 (2) 不得出卖转借制服给外单位。
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