项目文档管理制度

营销中心 工程文档管理制度

版本信息：

版本号 拟制/修改责任人 拟制/修改日期 修改内容及理由 批准者 一、目的

建立营销中心的文档管理制度，对工程中所有文档进展清晰有效的分类管理与控制，实现工程文档的有序保管与标准流动，为工程文档提供标准化的管理，提高工程的成功率，有效控制工程本钱、进度、时间。 二、范围

本文适用于营销中心各单元、公司内配合部门及与之有关的客户、合资公司、渠道的文档。

三、原则

〔一〕定义

文档包括接收、发放和内部文档，含 、电邮、备忘录或是会议纪要、邮递、商务运作阶段文档及其他内部文档。 〔二〕标准

〔1〕文件名应是文件的标题。

〔2〕标题应能直观简明表达文件的内容。 〔3〕每个文档必须有一个统一的。

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〔4〕在电子文档的命名后面加上。 〔5〕文件编制应使用对应的统一文档模板。

所有接收文档需有统一文档控制，统一由文档中心管理。文档控制形式由工程管理者根据实际情况确定，建议表达接收日期的信息。 〔1〕在工程前，应建立一套文档的管理程序 明确文档的拟制、审核人员, 文档控制员。 明确所有文档的、收发登记操作，及受控等级。 〔2〕建议接收文档的管理程序 由文档控制员统一接收。 加盖或记录接收日期〔时间〕。 赋予文档控制。

记录输入文档中心数据库，保存原件。 〔3〕明确发送文档的管理程序 加盖或记录发送日期〔时间〕。

记录输入文档中心受控库，保存原件。 发送后由文档控制员统一记录归档。 〔4〕明确合同各方之间的文档传递等相关规定 〔5〕文档借阅登记和保密规定 原则上严禁文档原稿进展借阅。 借阅副本应进展登记，加盖副本章。 副本销毁的规定。 限期返复原件的规定。

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〔6〕电子文档的共享规定

〔1〕建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文档管理系统，目录构造见附表一\"工程文档归档构造\"。

〔2〕按文档的阶段及用途属性〔主题〕归档分类，如售前阶段、售中阶段，再按标书、合同、方案、会议纪要等分类。

四、文档提交

〔一〕外埠部门提交部门的文档，经过审核后及时提交给文档保管人员备案、存档。

〔二〕部门内部文档定稿后及时提交给文档保管人员备案、存档。 〔三〕部门对外交流或是与工程单位汇报、沟通所提交的文档，经过沟通、汇报后整理成终稿的，由文档负责人及时提交到文档管理人员备案、存档。

〔四〕部门外埠工作人员与工程单位交流、沟通时准备的文档或是会议纪要定稿后提交部门领导，经部门领导审核后报文档管理人员备案、存档。

〔五〕备忘录或是会议纪要以周为单位提交文档；建立方案、PPT、规划、设计等文档定稿后以月为单位提交；涉及变更的方案、规划等文档经过部门与工程单位确认后及时报文档管理员备案、存档。

五、具体内容

〔一〕文档

凡工程有关的文档，均统一。

文档编码方式：文档属性-发放对象-顺序-文档日期-文档 文档属性：本字段用两位英文字母表示 发放对象：本字段用两位英文字母表示

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文档日期：本字段6位数字，说明文档的发生时间，以便于查询和统计。 顺序：本字段4位数字，系文档的顺序，此表示同一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号。

文档：本字段1位数字，说明了文档的保别。

0级代表机密，工程经理及其指定人员阅读 1级代表秘密，工程组核心成员阅读 2级代表内部公开，工程组所有成员阅读 3级代表公开，所有工程组干系人均可阅读

表1 文档属性字段对照

文档分类 简写 文档分类 简写 PPT 指令 潜在用户分析报告 发票 用户分析报告 普查报告 合作意向书 手册 会议纪要 备忘录 建立方案 方案 解决方案 答复 工程制度 报表 合同 招投标文件 表2 文档接收对象字段对照

发放对象 简写 发放对象 简写 客户 工程组内部 合作方 部门内部 合资公司 渠道 公司内部 供应商 〔二〕文档的存放

工程文档分别建立电子和纸面件档案。

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纸面文档按文件的属性、分类存放，并填写\"文件存放控制表\"〔附件一〕进展存放、借阅登记。

电子档案目录如下，通过权限设置控制不同文档人员访问权限。

表3： 电子文档目录

0 级目录 一级目录 二级目录 三级目录 分析资料 时机阶段 城市筛选 调研表 城市智能静态交通管理云平台 优先泊车运营管理模式 汇报PPT 静态交通智能化解决方案 静态交通智能化建立方案 招标书 投标书 PPP合同 **工程 售中阶段 工程范围 工程方案 工程实施方案 工程总结 工程总结报告 工程评估报告 培训方案 培训方案 培训考核评估表 运维方案 工程总结报告 问题管理表 风险管理方案 变更申请表 合同 合同附件 四级目录 文件名 PPT 售前阶段 宣传片 设计方案 会议纪要 招投标 培训 维护 售后阶段 风险管理 〔三〕文档借阅

〔1〕借阅人查阅文档清单〔内部公开〕，确定所需借阅文档。 〔2〕向文档管理员提出借阅申请。 〔3〕文档管理员根据其身份确定阅读权限。

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〔4〕假设所借阅文档超过其阅读权限，需经领导批准。 〔5〕文档管理员填写文档借阅记录表。 〔6〕借阅人签署文档借阅记录。

〔7〕借阅文档需在指定时间内归还、不得拷贝。 〔四〕文档取向

文档取向意在明确工程各阶段需要提交的主要文档、文档负责人及文档的主要应用单元。详见附表二：\"文档取向表\"。

附表一：文档存放和访问控制

文档名称 文件夹 审批人 借阅人 借阅日期 归还日期 . >

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附表二：文档取向表

名称 售前阶段 PPT 宣传片 调研提纲 客户分析报告 会议纪要 沟通方案 合作意向书 时机与风险分析 城市资料分析 竞争对手分析 售前工程组织构造 售中阶段 工程筹划书 工程监控报告 工程组织构造 初步可研报告 需求文档 工程建立架构方案 停车解决方案 合资公司架构草案 收益测算分析报告 普查报告 建立方案 实施方案 实施管理制度 工程方案 Ppp合同招标备案稿 人力资源管理制度 工程预算 风险管理方案 质量管理方案 立项备案 政府审批报告 投标书 招标书 合同 合资合作公司成立方案 工程总结报告 负责人 里程 工程经理 应用单元 工程管理部 . >

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工程状态周报 售后阶段 培训方案 培训实施方案 培训结果考核评估表 工程验收报告 工程总结报告 工程后评估报告 工程运维方案 问题管理表 变更申请表 工程状态周报 风险管理表 问题经历库 风险经历库 信息通报表 工程移交表 遗留问题表

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