公司项目部项目材料管理办法

为加强项目材料管理，满足质量、环境、职业健康安全管理体系的相关要求，在保证材料管理满足工程质量、进度要求的前提下，尽可能降低采购材料价格和采购成本，堵塞利润流失漏洞，提高项目盈利水平，根据我项目实际情况，特制定本办法。

1、总则

材料管理实行项目部分材料集中管理，执行“统一采购、统一管理、分级供应”的模式。

2、职责与权限

（1）、项目材料管理的主管部门是XX公司采购中心。由公司机关采购中心配合项目商务合约部负责对物资供方的考察、选择，组织通过招标方式选择供方。

（2）、每季度至少对各工区材料管理工作进行一次监督检查，总结、分析材料管理取得的成绩和存在的问题，掌握项目材料消耗与库存动态，负责组织项目材料成本的核算与分析工作，每月按时向项目提供各种统计报表。

3、物资采购实施 一、物资采购流程：

(1)、大宗材料采购流程：材料计划→市场调查→询价→招标→选择分供方→谈判→签订采购合同。

（2）、零星材料采购流程：材料计划→市场询价→选择分供方→谈判签约→定点采购。

（3）、其它：项目工程急需的材料而且金额在200元以下的可以由项目现场材料员采购。

二、物资计划

1、项目物资总计划：项目经理部成立后一个月内应将物资需用总计划及发包人提供的物资需用计划提交分公司采购中心。

2、项目物资月（分批）计划：项目经理部每月25日前提交次月（分批）物资需用计划至分公司采购中心，计划的内容应包括：项目名称、结构部位、编制时间、物资名称、规格型号、计量单位、数量、质量要求、预算价格、需用时间等，同时必须有编制人、审核人及项目经理签名，确保计划的准确性，并按顺序进行编号、登记。如遇特殊情况，月计划需增补的，原则上每月不超过2次，并要说明原因。

3、项目材料计划审核流程:工长算量→生产经理复核→商务部经理审核→项目经理审批→分公司采购中心主任审批→分公司主管领导审批（5万元以上的材料计划需报分公司经理审批）。

4、物资采购总计划表、物资采购计划表详见附表。 三、 物资采购

1、采购权限的划分：大宗物资或合同额在10万元（含10万元）以上的物资需由分公司组织招标、议标。同类物资合同额在100万元（含100万元）以上的应报公司进行评审（条件许可下由公司组织招标采购）。分公司采购中心应组织相关部门对投标单位进行资格审查，根据《合格物资供方名录》确定投标单位，编制招标文件及采购合同，制订招标、评标、定标、开标程序和准则，并将电子版在采购招标前2周内报公司主管部门。

2、 物资采购执行“三比一算”、“四查一落实”的原则； “三比一算”：比质量、比价格、比运距、算成本；

“四查一落实”：查计划、查图纸、查需要、查库存、落实采购资金。 3、所有采购必须凭物资需用计划实施，严禁无计划采购。大宗物资或批量10万元以上的物资要求在《合格物资供方名录》中选择供方进行采购，否则需进行供方评价，供方评价工作由分公司和项目部共同完成（供方的选择与更新按公司《物资采购与管理工作程序》的规定进行）。

4、合同评审内容:物资采购（或租赁）价格、质量、供货能力、社会信誉、履约风险、付款条件等。合同由分公司商务合约部负责组织，参与合同评审部门:分公司和项目：物资部门、商务合约部、财务资金部、工程技术部。

超过合同价款100万元的需传土木公司评审。

4、 验收与检验/试验

1、物资进场时，项目部应确定专人验收（验收人员由保管员、施工员、一名项目班子2-3人共同签收，如果与劳务签订损耗的必须要劳务方签收，并及时办理调拨手续）。

2、物资验收流程：材料计划→验收人员→合同约定要求→选择验收方式→实物验收→签字确认物资数量→不合格物资处理。

3、物资进场验收时，应根据检验计划的规定进行数量、质量、品种、规格、型号、等级的验收，及可能产生的环境和安全影响，实物与质量证明书核对是否一致，若需进行检验和试验的物资，应通知项目部物资检验、试验人员进行取样、试验。需要送外检验的物资由项目试验人员负责按照有关规定取样送检，由专业试验室出具试验单据。对于需见证取样的试验，取样时还应邀请业主或监理进行见证，并履行相应手续。

4、物资进场验收必须以实物验收，严禁凭单据验收。大宗型物资验收必须根据采购合同约定的验收方式进行验收。对于沙、碎石、水泥、混凝土等验收最好采用过磅的方式确定物资数量，实行抽查方式的必须经常进行抽查，控制材料数量在进货时少量。

5、凡是在物资检验和试验过程中出现下列情况之一者，视为不合格物

资：

a、 物资质量证明文件与实物不相符；

b、 规格、品种、型号、花色、数量等与采购合同或采购计划严重不符； c、 物资外观不合格（如包装破损严重，物资损坏严重，外型尺寸超标，被水浸泡等）；

d、 有使用期要求的产品，其有效期已过期或即将到期； e、经复试，物资性能指标不满足规范要求； f、存在其他经检验和试验不合格的情况。

6、 发现不合格物资后，项目仓库管理人员负责对不合格物资进行隔离，清点数量，做好标识，防止不合格物资被使用。物资采购部门负责按照以下要求对不合格物资进行评审和处置：

a、质量证明文件缺少或不符的，由物资供应商补齐后重新验证； b、实物存在不合格的，根据数量情况进行调换或退货；

c、当因工期等原因需要让步接收时，项目总工负责对技术和质量指标进行审批。

5、 物资的标识与可追溯性管理 标识分类与可追溯性管理要求

1、物资的标识包括产品的标识和物资状态标识两种。

（1）、产品的标识

物资进场后应分类码放，保管员负责挂标牌或贴标签标识，标明物资的名称、规格、型号、数量、厂家等内容。

露天堆放的物资应按照类别、品种、规格分别堆放，保管员负责用标牌标注物资名称、规格、型号、产地等。金属物资的标牌应标出钢号或牌号、规格、生产厂家等。

对时效性较强的水泥、附加剂、掺合料等物资，还应按照不同品种、标号、出厂进场的时间按区域分类堆放码齐，标牌明显，防止混用、错用。

现场加工好的钢筋半成品，由钢筋加工人员按照不同的结构编号配套分别堆放，并将标牌绑扎在钢筋半成品上，标牌应标明名称、钢筋简图、直径、下料尺寸、应用部位等。

现场预制的混凝土构件，应按不同型号规格分别堆放码齐，由加工预制人员在构件的显著部位直接书写代号、规格、型号等。

（2）、物资状态标识

（一）未检或待检； （二）已检验待判定； （三）检验合格； （四）检验不合格。

物资状态标识与产品标识同步进行，在进行物资标识的同时，应明确物资的检验/试验，当检验/试验发生变化时，应及时对物资状态标识进行变更，

以保证只有经检验/试验合格的物资才能投入使用。

项目应在库房内或露天堆料场设置（或划出）待验区或不合格区,并注明“待检区”或“不合格区”，防止未经验证的物资或不合格物资投入使用。 2、物资从验证入库到发放使用应具有唯一性标识，且标牌应清晰，牢固耐久。在多处存放、加工使用、分批发放及有退库物资等情况发生时，应做好标识的移置并作记录更新，确保物资在需要追回或进行检验时能够进行识别。

6、 物资的搬运、贮存、保管与防护

一、 物资的搬运、储存、保管与保护的要求：

1、物资搬运应根据物资的特点和/或使用说明书的要求，采用适宜的搬运设备、工具及方法，防止物资的损坏、腐蚀、污染和人员安全等。搬运前，物资的接收或发放人员必须对所搬运物资的品种、型号、数量及状态进行确认后方可搬运。

2、对特殊物资，如：易燃易爆、有毒有害的危险品以及超限（长、宽、高）的物资，大型工程设备、大型构件、精密仪器等物资的搬运，必须编制搬运方案，必要时按有关规定到地方主管部门办理相关手续。

3、如需委外搬运，应签订搬运合同或协议，并明确搬运的物资规格、数量、质量和时间等要求。

4、物资搬运到指定地点后要对搬运物资的质量进行确认并办理交接手续。如发现丢失、损坏、变质等情况，搬运人员应填写“物资搬运丢失、损坏、变质报告单”，由搬运和接收双方责任人签字后交业务主管部门处理。

5、物资贮存时，仓储设施及其检验、保管装卸设备必须符合所管物资的技术要求，仓库要具有防锈、防潮、防火、防腐、防洪、防盗等措施。

6、物资的贮存场所应有平面布置图，料场划分区域，危险品库房要有明显的安全、防火警示标志。所有物资的存放场所应配足专用器具，按防火的要求配置消防器材。

7、进场物资验收合格的物资应按物资的品种、规格、型号、等级、批次等分开合理贮存。

8、性能相互影响或灭火方式不同的物资不能存放在一起；易燃、易爆、有毒物资要存放在专门仓库，并有有效的防护措施和应急措施；受自然条件影响较小或使用较快的物资，如钢筋、砂、石等可以库外贮存；受自然条件影响较大的物资，如水泥、焊接材料等应在库内贮存，若受现场条件限制需库外存放时，应作好防护措施，保证物资在贮存过程中不受损坏及二次污染。

9、保管员应定期（每月）对贮存物资的质量，保管方法和环境及应急实施进行检查。对检查中发现的问题应及时改正，如有变质、过期、失效和损坏的物资应立即组织清理，设立明显标识，并上报主管领导，过期物资或

对质量有怀疑的物资应通知试验人员取样送检。变质、损坏物资由项目经理部按不合格品进行降级使用或报废处理。

7、 物资发放及调拨管理

一、 物资的发放与使用的管理要求：

1、物资的发放和使用应实行限额领料和定额领料。

2、物资发放的流程：劳务分包方计划→施工员开具领料单→保管员核实发放→办理出库手续。

3、限额领料管理的要求：

（1）、项目材料领用必须实行限额领料，杜绝物资的随意发放与使用。 （2）、项目材料不允许实行零库存管理，材料的发放必须依据工程进度与实际消耗。

（3）、限额领料要实行核实管理。钢材、混凝土、水泥等大宗物资要根据工程实际需要进行核算、节超分析，掌握物资的实际消耗数量，查找超额的原因。

（4）、限额领料与消耗分析表详见附件。 4、材料调拨管理的要求：

（1）、甲供材料调拨流程：工长算量→生产经理、商务经理审核→监理审核→业主审批→供应商供货→项目收料验收。

（2）、分包方物资调拨流程：分包方报计划→项目生产经理审核→项目商务部经理复核→物资部门办理调拨手续（属于分包方承包范围内的物资，在结算时必须依据调拨单办理扣款）。

a、工程分包方领用物资应以单项工程物资预算用量为上限做为总量控制，不得超用；

b、工程分包方领用物资时，应有分包方负责人或授权委托人签字，管理人员应及时将有关资料汇总到项目合约部门，以便及时作好结算工作。

（3）项目之间物资调拨流程：项目部需求计划→采购中心确定价格→物资调拨→办理调拨手续→账务处理（分公司采购中心根据调拨物资的实际价值确定调拨价格，尤其是旧物资的调拨一定要先估价，分公司可以制定废旧物资的调拨规定）。

（4）、甲供物资调拨必须及时与业主、供应商办理物资调拨收货手续。 （5）、基础设施和高速公路项目由项目部采购的材料发放时必须先办理调拨手续。

（6）、项目部必须严格审核分包方的需用计划，禁止无计划无审核调拨。 5、物资发放时，保管员应根据施工负责人开具的领料单,核对无误后办理出库手续,领料单应注明发放物资的名称、规格、型号、批号、数量、发放时间等，同时应有发放人与接收人的签字，办理物资出库手续。

6、需要产品说明书或质量证明书等技术资料的物资，保管员发放时应将技术资料交使用人或项目资料员，应根据规定及时签发钢材、水泥等物资的材质证明资料，并做好移交记录。 8、 物资账务处理

1、物资账务处理流程：保管员依据采购计划单对材料实物验收→料帐员依据材料进料单据及发票，办理物资入库汇总手续→采购员负责办理签证程序→财务记账→月底办理出库手续。

2、各项目应建立真实、准确的物资明细帐，物资明细帐应记录项目所有物资的收、支、存详细动态情况，每月25日保管员应对当月领用的材料按类别进行汇总，填写材料耗用出库表；

3、项目材料管理部门依此对当月材料收、支、结存的金额进行统计分析并盘点实物，确保帐物相符。同时将各种材料报表及时报分公司,分公司汇总各项目报表后报公司。

4、各分公司及项目材料管理部门应建立各物资分供商往来帐，并每月与财务核对支付情况，确保材料帐与财务帐吻合。

5、每月25日项目材料人员应将各分项工程、施工机械消耗材料及分包方领用材料进行统计盘点，会同项目商务人员根据材料数量、单价、金额进行对比分析、核算，找出节超原因，为后续施工提供依据和经验。

6、各项目应在半年、年终或节点或有特殊要求的时间对项目各类物资进行盘点，确保物资帐物相符。年终盘点由分公司统一组织安排，盘点参与人员除仓库保管员外还应有其他人员参与，如：相应的采购主管、成本会计或项目其他部门人员参与盘点或监盘。实物盘点后项目物资管理部门应编制物资收、发、结存盘存报表，参与盘点人员、采购部主管和项目经理审核签字，并对本次盘点进行总结分析；盘存报表交成本会计审核签字后报分公司审批并签字，最后报分公司采购中心。

7、各单位应按照规定的报表制度真实、及时、准确地填报物资统计报表。

8、物资账务处理要求：

（1）、公司统一使用用友存货管理软件实行电脑记账，保证软件物资分类编号一致，确保整个公司物资账务的统一。 （2）、按月与财务对账；

（3）、项目部根据实际进料登帐。按月结算物资的必须及时按月办理结算，没有按月结算的必须先根据进料做账，发票到后进行调整处理。 （4）、项目部必须做好物资帐本和电脑同步实物帐，分公司采购中心每月组织与项目核对实物与消耗账务。

9、物资统计报表制度和时间节点要求：

序号 报 表 名 称 材料进库、消耗及库存明细情况表 月份材料收、支、存情况 报告期别 要求上报时间 1 月报 次月5日前 2 月报 季报 年报 季报 年报 季报 年报 月报 年报 次月5日前 季末 次年1月5日前 季末 次年1月5日前 季末 次年1月5日前 月末 次年1月5日前 3 主要材料消耗情况 4 主要能源消费情况基层表 5 材料盘点表 6 周转材料租赁情况统计月报 10、物资的原始资料、凭证帐册是经营和管理的重要证据材料，各项目物资部门要固定人员及时收集、整理物资原始资料和质量记录；经手人变动时要办妥交接手续，保证资料不丢失和毁损。工程完工时，物资管理人员应将验收单（收料单）、发料单、台帐、产品出厂质量文件以及检验/复试记录和报告等质量记录整理归档，移交分公司统一保管。

9、 废旧物资处理、余料回收的管理办法

1、废旧物资处理流程：废料处理报告→采购中心核实→分公司主管领导审批→采购中心、项目调查废旧物资价格→发布处理信息→确定回收方→废旧物资处理计量方式→采购中心、项目部共同处理→资金上交分公司财务→账务处理→物资节余消耗分析。

（1）、废旧物资处理必须上报分公司主管领导，经批示同意后才能处理。 （2）、杜绝项目部私自处理废旧物资，一经发现按照处理价值5倍以上的罚款对项目部进行处理，并追究项目经理责任。

（3）、废旧物资处理的资金必须全额上交分公司财务，杜绝项目部私自设立截留设立小金库。

（4）、废旧物资的处理资金冲减项目成本；

（5）、项目部必须依据处理的数量对工程材料消耗进行分析，与劳务方签订材料消耗比例的必须在结算时进行奖罚兑现。

2、施工过程中产生的各种余料和废旧物资应集中存放，由专人管理。项目完工后的剩余和废旧物资应报分公司采购中心，并优先在分公司范围内项目之间调拨，调入调出项目之间相互协商调拨价格，如有争议，由分公司仲裁。

10、 周转材料的管理

1、项目所需架管、扣件、专用钢模、台车等周转材料由分公司集中管

理，建立台帐，大体量周转材料实行租赁的，要实行招标。

2、 周转材料在使用过程中架管严禁长料短用、随意施锯；现场上不应有扣件散落，未用完的要及时收进库房；项目经理、生产经理、施工员等管理人员有责任对周转材料的使用进行管理；项目部对所有租赁材料的进场、退场进行实际数量和质量验收，并做好纪录，建立台账，项目材料管理员应把好进场、退场质量和数量关。

3、外租周转材料必须每月办理租金结算对帐手续，对帐单上应有供租方有关人员的签字确认。

4、自有周转材料(架管、扣件、专用钢模、台车等)的处理必须报分公司统一办理，报公司审批,否则将追究项目经理及相关责任人的责任。

5、自有周转材料的摊销：非金属周转物资和小型机具设备，领用时采用“五五摊销法”（购入时摊销50%，使用过程中再摊销50%。即料完成本摊销完）；金属周转物资三年内平均逐月逐年进行摊销。

6、项目竣工后，电缆、配电箱、木方、模板等周转材料应有偿转移到下一个项目，残值的估值由分公司统一协调。

7、周转材料管理的要求：

（1）、金属性周转材料的采购必须报公司批准；

（2）、项目部根据工程实际情况确定购买模板、木方等非金属性周转材

料；通过核算，确保项目效益不流失的原则，该部分周转材料可以分包给劳务方。

（3）、外租的钢管、扣件等金属性周转材料按照支付租金的方式租赁的，项目部必须加强周转材料的的保管，减少丢失和损耗。

出现大量丢失现象必须上报分公司采购中心，禁止项目部与租赁方擅自处理。一经发现追究项目经理责任。

（4）、外租的金属性周转材料可以整体分包，分包时必须审核分包方资质，分包单价必须报分公司采购中心和商务合约部审核。

11、 联营单位的物资管理

1、联营项目的大宗型材料必须由分公司采购中心统一采购，物资款由分公司进行监督和支付，并且设立联营项目的物资账本。

2、除项目部不予对公司采购外的其他采购物资进行确认，债务与公司无关，避免联营方转嫁债务纠纷。

12、 附则

本办法由分公司采购中心负责解释。 本办法自颁布之日起实施。