档案材料收集管理制度

一、为对化工企业各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案在最大程度上为公司管理服务，特制定本制度。

二、本制度所称的档案，是指本公司在日常管理过程中形成和收集的具有查考价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电脑文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实物。

三、根据来源、内容和密级的不同公司档案可分为以下类别：

1．A类文件

1）公司设立公文：公司章程等；

2）相关证件：法人年检执照正副本；组织机构代码证正副证、统计证正副本、国地税务登记证正副本、车辆登记证等；

3）各类办公合同、协议：如房屋租赁合同、办公设备购买合同、订房协议等；4）上级机关对本公司的批复、指示、通知、要求；

5）获准设立的立项报告、可行性分析、批复、批文、章程、6）教职员工人力资源档案、劳动合同书及各类资料

7）经营规划、经营决策、项目策划、项目可行性报告、重要会议纪要；8）重要会议资料、采购资料；9）公司财务资料；10）领导特别要求的各种等资料；11）其他要求归档的重要文件；

A类文件仅限校长和副校长和职责范围内工作人员使用或借阅。2．B类文件

1）按内容传阅到部门的红头文件；

2）各职能部门下发传阅的有关政策、法律、法规、规定等；3）公司内部公文（除普通、公开的通知、通告等之外）。4）公司部门各级会议纪要。

B类文件可由部门主任或职责范围内工作人员使用或借阅。3．C类文件

1）各类普通通知、通告等；2）各项规章制度。

C类文件直接由职能部门在全体员工范围内传阅并执行。

以上是对公司档案的大致分类列示，但本公司档案并不仅限于此。四、档案的管理部门

1．条中列示的档案公司档案管理员负责妥善保管。。

2．公司发生的档案由教务处留存原件，指定部门档案管理员负责妥善保管档案的复印件。

3．财务资料、文件由财务部根据有关规定指定档案管理员妥善保管。4．公司档案管理员、部门档案管理员档案管理职责：1) 教务处为公司档案的管理部门，负责公司档案的管理，并指导各部门档案管理工作的开展；各部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的管理。2) 做好档案的保密、保卫工作，注意防止出现失密、失盗和失火事故。

3) 加强对档案柜的管理，杜绝潮湿、霉变和虫蛀等，以确保档案资料的完好无损。4) 理。

档案管理员应即时对档案进行电子归档，实现档案的电子信息化管

电脑密码等

5) 档案管理员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料、向继任人员交接清楚，严禁擅自带走或私自销毁。五、电子档案的管理

1．档案管理员要严格执行公司电子档案的访问权限，确定有关密码，任何人不得将用户名和密码告知他人。

2．属部门保管的电子档案由档案管理员根据档案《保密制度》进行严格管理。3．严防病毒，档案管理员负责每周至少对电脑进行一次杀毒，任何员工发现电脑病毒应立即杀毒，并立即通知档案管理员以及其他员工对个人电脑进行杀毒。

4．档案管理员对“档案管理库”中的文档进行每周定期备份。

5．权限范围以内的电子档案可由档案管理员处直接取得权限密码进行查阅，权限范围以外的，需由校长签字同意，方可由档案管理员提供打印出的纸件。6．档案管理员应随时对归档电子件进行更新、整理，添加索引、目录。7．归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。六、非电子档案的管理

1. 公司在工作中形成的各种有保存价值的文件、材料或记载了公司信

息资源的其它载体必须按年度分别由保管人进行分类、有序的管理、立卷、归档。

2. 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整性（公文上的各种附件一律不准抽离），工作完成后及时交档案管理员归档。

3. 各部门存档的文件/资料应填写《资料交付登记表》，交付人签字确认后，档案管理员对资料进行整理、编号、分类、归档，做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便，并将有关资料目录及检索代码输入电脑。

4. 各部门人员参加各种会议带回的文件和有关社会职能部门发文取回的文件，均不得自行保管、销毁，应及时移交给档案管理员统一管理。立卷、保存期限

1) 公司章程、各种证照、证件在取得后立即归档，永久保存。2) 内部管理公文档案每季度进行整理，立卷归档，视公文内容确定保存期限：当年的公司例会会议纪要、对内发布的公文（如通知、通告等）存档期限截止到第二年的十二月三十日；对外公文、外来公文存档期限为伍年（外来重要公文，如立项批复等文件存档年限以该项目实施的实际进程结束后为准）；各种管理制度保存其最新版本，旧版本保存壹年。

3) 人事档案按个人分类立卷，新增员工办理完入职手续后，档案即刻归档，随着员工调动或离职随时对档案进行整理，离职后档案归入离职人员档案，保存期限为叁年。

4) 一般办公合同、房屋租赁合同、办公用品、礼品采购合同等视合同期限定其保存期限，最长不超过合同过期后壹年。6)

采购资料随时更新，无价值资料由校长签字同意可销毁。

5.

7) 上级机关对公司发放的重要文件以及公司重要会议纪要属长期档案，保存期为拾年。

8) 财务资料保存期限为贰拾年。6. 立卷档案内文件材料应合理排列顺序，属公司级和公司对外发文依次由综合管理部统一编写序号，部门档案可由部门自行编写序号。7. 档案管理员应定期进行档案整理，做好档案季度统计工作，填写《最新文件一览表》、《文件异动一览表》以备查阅。

8. 档案借阅1) 公司员工借阅档案时，应认真填写《档案借阅登记表》，写明借阅目的。如无特殊原因，借阅期不可隔日，下班之前应将档案归还，如需再借，第二日再办理借阅手续。2) 借阅人须爱护档案资料，保证档案资料的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽页、拆散、摘抄、翻印、转借或损坏，不得抽走卷内任何材料。3) 借阅的档案归还时，档案管理员必须认真查验，如发现遗失、损坏或其他异常情况应向综合管理部经理反映，给予相应的处罚。

4) 特殊情况必须借用带出公司使用的档案须填写《档案借阅登记表》经借用部门经理及综合管理部经理批准同意方可借出。5) 凡属密级档案的借阅，除按本规定办理外，还必须遵照公司保密制度的有关条款执行。9.

档案资料的销毁

档案管理员应按档案保存期限做好档案资料的清查工作，对不具保存价值的档案资料应填写《档案销毁审批表》，报相关部门负责人或校长审批后，由档案管理员会同相关人员对已批准销毁的档案资料进行销毁工作并做好监销记录。七、本制度有关保密方面的内容及处罚条例遵循档案《保密制度》的有关规定