维普资讯 http://www.cqvip.com 第２５卷 第６期 辽宁教育行政学院学报 Ｖ０１．２５ Ｎｏ．６ ２００８年６月 Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｌｉａｏｎｉｎｇ Ｅｄｕｃａｔｉｏｎａｌ Ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎ Ｉｎｓｔｉｔｕｔｅ Ｊｕｎ ２００８ 试论高校教学秘书职能素质的培养 刘华彦 （中国刑事警察学院法律部，辽宁沈阳１１００３５） 【摘要】高等院校教学秘书工作在整个学院教学管理工作中的职能和作用是不可替代的，教学秘书的素质和工作能力直接 影响学校的教学管理水平和管理效率。高等院校领导必须高度重视教学秘书队伍的建设，重视对教学秘书素质的培养。 （关键词Ｊ职能；素质；培养 【中图分类号】Ｇ６４７ 【文献标识码】Ａ 【文章编号】１６７２—６００２（２００８）０６—０００７—０２ 教学管理是高校管理的核心内容，教学管理水平的高低 理、教学程序管理和教学档案管理，目的是紧紧围绕为教学服 直接影响到学校的教学质量和人才的培养，乃至影响到学校 务、为师生服务这一中心环节，保障教学活动正常、有序地开 的生存和发展。提高高校的教学管理水平，离不开一支高素 展。因此，教学秘书的基本职责是服务，从思想上、组织上、物 质、高水平的教学管理队伍。教学秘书是教学管理队伍中的重 质上创造各种有利条件，为系领导的决策服务、为教师的教 要组成部分，在教学管理中起着不可替代的作用。 学、科研和学生的学习服务。 一、教学秘书工作职能的定位 二、教学秘书的素质要求 高等院校教学秘书是设置在院（系）的教学管理人员，是 基于上述职能，教学秘书应具备如下基本素质。 完成教学管理任务的具体操作者，是学校教学部门、科研部 １．良好的职业道德素质 门、教师和学生的联络者，起到上令下达、协调关系、保证教学 教学秘书所从事的工作十分琐碎，头绪多，有时任务急， 工作正常进行的重要作用。具体说来，教学秘书工作的职能有 不得不加班加点才能完成，因此教学秘书必须尽心尽责，认真 以下三方面。 细致地做好每一件工作，否则容易酿成教学事故。因为每一项 １．参谋与助手职能 具体工作都是与学校的教学管理制度相联系的，工作中不能 教学秘书是在系教学主任直接领导下开展工作的具体办 因人而异，必须坚持原则，严格按规章制度办事。同时，教学秘 事人员，负责协助教学主管领导开展教学活动和教务活动，对 书的总体任务就是为教学和科研活动提供细致、周到的服务， 领导作出的教学决策，负有检查、监督、催办、落实的义务和权 碰到的问题和矛盾会较多，难免遭受误解和委屈，工作成绩也 利。虽然不是直接决策者，但应将了解的各种情况及时、准确 默默地融合于他人的劳动成果中，不像专门从事教学的老师 地反映给教学主管领导，使其对本系部的教学工作有一个全 那样一目了然、易于量化，如果没有一种服务意识和乐于吃 面的宏观掌握，供系领导作决策时参考。教学秘书和主管教学 苦、甘于奉献的精神，是绝对做不好的。所以安心工作、认真负 领导目标一致，工作职责不同，作为教学领导的参谋与助手， 责、宽宏大度、服务他人、淡漠名利，是一名合格教学秘书应当 应注意思想上与领导共振，行动上与领导步调一致，与领导默 具备的良好品德，是做好其他工作的前提。 契配合，给领导出谋划策，自觉地服从并执行领导的正确决 ２．要与时俱进，善于学习，具备合理的知识结构 定，高质量、高效率辅助领导做好各项教学工作。但服从并不 （１）要熟知教育理论，特别是现代化的教育理论。随着传 等于盲目不加分析的附合，而要有自己的见解，并且敢于讲出 统教育向现代教育转轨，我国高等教育的发展出现了前所未 自己的见解，要讲真话，反映真实情况。 有的新要求，教育观念的改变、人才培养模式、教学模式的革 ２．组织与协调职能 新都冲击着高校具体的教学活动。专业设置、课程设置、教学 教学秘书工作是教学行政管理工作的重要组成部分，起 方法如何适应培养具有创新能力人才的需要已提到日程上 着连接教与学的纽带作用。教学管理工作纷繁复杂，涉及面 来。教学秘书只有通过不断学习才能成为新时期教育改革的 广，教学秘书必须熟悉掌握诸如教学计划落实、教材确定及征 排头兵，才能在复杂多变的形态中提出有价值的新思想、新方 订、教学工作量核算、教研活动开展、考试成绩登录、教学工作 法，协助系领导及有关方面引导教师转变观念、自我完善、适 总结等各项教学管理工作，并组织力量，合理安排，切实实施。 应时代的需要，真正做到教书育人、为人师表。 教学秘书工作是穿针引线于学院教学、科研主管部门、各个教 （２）要掌握科学的教学管理方法。当今信息时代讲求的是 学单位、系内部教研室、教师、学生之间，承担着沟通信息、互 快速、高效，繁杂的教务管理工作同样需要依靠现代化的管理 通情况的重任。经过一定的协调工作，使整体运行和谐，认识 手段来完成。目前，一些先进的教学管理软件已经开发研制出 得到统一，问题得到解决。在组织与协调中，要摆正自己的位 来，使得高校教学管理开始走向现代化。对于这些新技术，可 置，做到参与不干预、出谋不决策、承上启下、合理统筹。 以根据实际需要，予以参考、借鉴或干脆“拿来”，逐步实现教 ３．管理与服务职能 学微机化管理，提高工作效率，改善工作质量。 教学秘书从事的教学行政管理工作主要包括教学运行管 互联网的开通，为各国、各校之间教育信息、教学资料、教 【收稿日期】２００８—０３—１０ 【作者简介】刘华彦（１９７２一），女，湖北武汉人，中国刑事警察学院法律部助理研究员。 ・７ ・ 维普资讯 http://www.cqvip.com 学动态的相互交流提供了便利的条件，教学秘书应当有效利 之长补己之短，发展自身，完善自身。 （１）提高认识，充分肯定教学秘书的地位与作用，为其提 作，对教学秘书予以合理定位，对其工作予以恰当评价和认 用网络资源，学习其他院校先进的管理经验和管理方法，以人 供合理的发展空间。各级领导和师生要充分重视教学秘书工 （３）要具备必要的专业知识。一名合格的教学秘书，必须 可，建立灵活、合理、人性化的政策策略，为其提供合理的发展 对其所在系、部的专业知识有较深了解，否则，难以胜任工作。 空间，让每一位教学秘书都感到自己有良好的发展前途与方 因此，在做好本职工作之余，教学秘书要不断学习新知识、新 向，从而提高其工作热情。只有充分肯定和正确认识教学秘书 内容，紧跟时代步伐，缩短与教师之间的距离。 ３．要有较强的实际工作能力 工作，才能促使教学秘书焕发工作热情，充分发挥主观能动 性，开拓进取，乐于奉献，大胆创新，才能建设一支稳定、精明 （１）要具备基本的管理能力。主要有：能够活学活用，用教 能干的高水平的教学秘书队伍，才能促使我们的高等教学管 育理论和教学管理基本规律指导实践，抓住工作中的主要矛 理向规范、科学、高效的方向发展。 盾，突出重点，这样才能安排工作井井有条，不至于瞎忙乱撞； （２）把教学秘书队伍的建设与师资队伍建设同步规划，同 要精通教学计划，了解课程设置及各门课前后衔接关系；熟悉 步实施，有利于教学秘书的管理工作与教师的教学工作相互 师资队伍甚至教师的授课水平和授课习惯，对于一切教学准 配合，协同共进，保证教学秩序良好运行。在具体操作上，可以 备工作，如课表发放、教材准备、教学日历填写等等，都要考虑 合理地调整现有人员或聘任新人，所聘人员应经学校教学管 周全，不得耽搁、出错。 理部门、人事部门和院系领导共同考核，确保基本素质和业务 （２）要勤于思考，富于创新。创新是时代的要求，有创新才 能力达到一定水平。同时要从整体上考虑队伍年龄结构、学历 有发展。有无创新意识是评价教学秘书能力的一项重要标准。 层次结构、专业结构的均衡合理，优势互补。有些高校的教学 教学秘书在自己的管理工作范围和职能上应充分发挥能动性 秘书是由专业老师或专职行政人员兼任的，兼职的教学秘书 和创造性，积极开动脑筋，对工作任务、工作目标、工作方法要 具有较强的专业知识和工作能力，能够比较轻松地胜任工作。 有自己的思想和观点，要善于不断地发现和揭示教学活动中 但兼职秘书还需要投入大量的精力和时间在教学、科研或其 难以保证及时处理一些日常的事务和突发事件。因 的规律，并以此引导教师的行动；要敢于推陈出新，提出有价 他工作中，值的意见、建议、方案和计划，提高教学质量。教学秘书不应当 此，聘用兼职秘书虽能够暂时缓解教学秘书素质不高的状况， 仅仅是日常教学工作的管理人员，也不应是简单的传话人，对 却不是长久之计。（３）加强思想教育，强化服务意识。加强思想教育就是使 领导而言，他是“参谋和助手”，对教师而言，他是一本装满教 学资料的“活字典”，是富于时代感的“信息人”。 教学秘书牢固树立管理育人、服务育人、替师生着想、为教学 （３）要善于总结经验。学习他人固然重要，可时常总结工 服务的思想和意识，并付诸于实际行动；牢固树立质量管理的 作经验也不失为一种行之有效的提高能力的方法。院系教学 思想和意识，以强烈的事业心和高度的责任感，从而积极、有 管理工作本身是一项繁琐的事务性工作，大量时间和精力都 效地参与教学管理，使其明确教学管理是一项科学性、知识性 提高其工作责任心和乐 用在迎来送往和上下联系上了，然而，许多经验和实质性的东 和实践性很强的工作。通过思想教育，西就存在于日常的琐事之中。因此，教学秘书要抽出时间，对 于奉献、任劳任怨精神，让其安心于本质工作。 各种有关资料、数据进行清理和分类。要静下心来，认真思考， （４）加强培训，提高教学秘书队伍的管理水平和业务素 学校及院（系）应建立教学秘书 对工作程序的合理性、工作方法的得当性等问题及时分析、归 质。为了教学管理工作上台阶，纳、总结，得当的方面保留并完善，不当的地方及时改正，在实 培训和学习的制度，教学管理职能部门应该定期或不定期地 践中积累经验，以经验帮助实践。 开展教学管理岗位培训，多为教学秘书创造继续教育和学习 （４）具有一定的科研能力，结合本职工作，开展科学研究。 的机会与条件，让其系统地学习一些管理理论方面的知识。可 具体的工作做了，问题思考了，见解也提出了，如何把这些零 以采用岗前培训、在岗培训、脱产进修以及参观考察、交流等 散的经验、体会上升到理论的高度，需要教学秘书具有一定的 办法，使其知晓教育教学管理的现状和前沿动态，启发思维， 科研能力。教学秘书可以把工作、学习中的心得体会以论文的 取长补短，借鉴先进，克服不足，提高其工作能力、研究能力和 形式表现出来，与他人交流，也可以以科研课题的形式展开深 管理水平；鼓励教学秘书在学历、知识水平及办公自动化等方 层次的研究。 面加强学习，提高技能，努力做到教学管理工作促进教学管理 （５）建立良性循环激励机制，强化管理，开展教学管理评 教学秘书的科研课题是多方面的，每学期都可以结合教 研究，以教学管理研究带动教学管理工作。学管理的中心工作来选题。如结合教学计划的修改，研究教学 目标管理；结合教学工作的安排，研究如何贯彻教育方针；结 估，奖优罚劣。教学秘书的工作事务多、作用大，学校及院（系） 合课程建设，研究课程体系的改革；结合听课，研究教学方法 应采取相应的激励措施，奖优罚劣，以奖为主，给予先进工作 改革，等等。 三、加强素质培养，提升教学管理水平的几点建议 者表彰和物质奖励，对不能胜任岗位的人员要更换岗位直至 解聘，最大限度地促进教学管理工作的良性循环。可以开展优 笔者认为，无论是从学校整体管理工作的需要上还是从 秀教学秘书评选活动，此项活动不仅是对教学秘书工作的肯 教学评估指标达标上考虑，教学秘书的管理工作和研究工作 定，而且是教学秘书互相学习、交流和探讨先进经验的好机 都应该占据应有的地位。因此，加强教学秘书队伍的建设、加 会。 强对教学秘书素质的培养、提升教学管理水平，应引起学校领 导的高度重视。 （责任编辑：王伟） ・ ８・