贸易有限责任公司岗位说明书

编制日期 2018年1月 批准 生效日期 目 录

一、行政部职责概述 ..................................................................................................... 3

行政部经理 ............................................................................................................ 4 人事主管 ................................................................................................................ 5

XXXXXXX有限责任公司

前台文员 ................................................................................................................ 6 客服领班 ................................................................................................................ 7 客服人员 ................................................................................................................ 8 二、财务部职责概述 ..................................................................................................... 9

财务部经理 .......................................................................................................... 10 核算会计 .............................................................................................................. 11 出纳/税票专员 ..................................................................................................... 12

、

一、行政部职责概述

2

XXXXXXX有限责任公司 （一）参与营造企业文化氛围，塑造、执行、推广和强化公司核心价值观 1．组织协调起草、修改公司管理制度及其他重要文件，提交总经理和经理会讨论，最终安排下发至公司各有关部门； 2．组织公司中长期战略发展规划的调研、起草、编制、分析、调整； 3．起草公司年、季、月工作计划及总结； 4．组织制订公司经营计划及经济活动分析； 5．组织公司对外宣传材料的设计、制作。 （二）行政事务管理 1．起草公司各项行政制度并组织实施； 2．负责公司办公区内整体环境的监督、检查； 3．负责公司史、公司大事记的整理和编撰； 4．负责公司印鉴使用、保管工作，保证正确、合理、安全使用； 5．负责传达和落实公司领导的各项批示和公司的方针； 6．负责公司各项文件的打印、发放、登记、传递、整理归档、保管、借阅工作； 7．负责组织公司各项会议和做好会议纪要的编写、印发，并督促检查会议决议的执行情况； 8．负责公司各部门工作计划完成情况、部门职责执行情况的监督检查； 9．负责公司内部协调与沟通、来访接待及对外联络工作； 10．负责公司的保密工作。 （三）人力资源管理与开发 1．负责制定、贯彻执行公司的人事和相关规定； 2．负责公司及各部门的岗位设置、机构调整、岗位职责、员工招聘、转正、调动、解聘；员工考勤、考核、奖惩； 3．负责员工工资、劳动安全保护、保险、福利； 4．负责员工培训计划的制定及组织实施。 （四）客服、电话营销 1. 负责客户投诉及业务咨询，阶段性的消费者调研工作、电话销售推广工作。 （四）后勤保障服务 1．负责办公设施、办公用品、办公耗材、印刷品等物资的预算制订、采购、查验、登记、分派、维护； 2．为公司领导、其它部门日常办公提供服务，保证公司的日常办公活动有序进行。 （五）完成总经理交办的其他工作

（一）行政部经理岗位说明

岗位名称 直接上级

行政部经理 总经理 3

所在部门 岗位定员 行政部 1人 XXXXXXX有限责任公司 直接下级 人事主管、前台文员 2010年1月 所辖人员 岗位分析日期 内部协调关系 公司各部门 外部协调关系 总公司、劳动局、统计局、供应商、维修商等 本职：在公司总经理的领导下，全面负责本部门的工作，协助总经理进行公司内部管理、外部联络 职责与工作任务： 职责表述：参与营造企业文化氛围，塑造、执行、推广和强化公司核心价值观 组织协调起草、修改公司管理制度及其它重要文件，提交总经理和经理会讨论，最终安排下发至公司各有关部门 工作 组织公司中长期战略发展规划的调研、起草、编制、分析、调整 职责一 任务 起草公司年、季、月工作计划及总结 组织制订公司经营计划及经济活动分析 组织公司对外宣传材料的设计、制作 职责表述：负责日常行政事务的组织、监督和实施 负责公司管理模式执行情况的检查，汇总各部门的反馈意见，整理、分析后向总经理汇报 审批行政系统文件，在总经理授权下审批其它系统的文件 职责二 工作 负责公司行政方面重要会议、重大活动的组织筹备工作 任务 接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件 负责公司内部信息沟通与协调，保证各部门信息沟通顺畅 领导公司的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境 职责表述：对公司人力资源进行有效管理和开发 保证人力资源工作的制度化以及规范化 职责三 工作 组织设计人力资源方案，搭建公司人力资源平台 任务 实施人力资源各项工作，发挥人力资源工作的最大效用 职责表述：本部门内部组织管理工作 负责下属人员队伍建设，对下属人员进行激励、评价，组织部门内人员的技能、礼仪培训 职责四 工作 负责指导下属员工制定阶段工作计划，并督促执行 任务 负责本部门人员的工作安排和协调 职责五 职责表述：在总经理的授权下，代表总经理完成公司对外宣传与外联工作 职责六 职责表述：完成总经理交付的其它任务 权力 公司制度的建议权及制度落实情况的监督权、公司文件起草实施权、 各项会议决议执行情况监督权、直接下属的调配、监控、考核、奖惩及任免建议权、 相关事情的知情权、本部门发生费用的审核权及预算内费用的使用权 性别要求：男女不限 年龄要求：25~40岁 户籍要求：不限 学历要求：大专及以上 工龄要求：3年以上人力资源管理工作经验 掌握语言种类要求：普通话标准流利 计算机操作水平要求：良好 其他要求：熟悉国家法律和本地劳动法规；熟悉国家及地方的有关法规；熟悉人力资源战 略规划；精通人力资源日常管理工作流程；出色的人际沟通及协调管理能力；能够独挡一面并 能承受工作压力。 任职 资格 （二）人事主管岗位说明

人事主管 行政部经理 4 岗位名称 直接上级 所在部门 岗位定员 行政部 1人 XXXXXXX有限责任公司 直接下级 所辖人员 内部协调关系 公司各部门员工 无 无 工资等级 岗位分析日期 2010年1 月 外部协调关系 劳动局、统计局、供应商、维修商等 本职：完成公司人事行政制度各项监督实施 职责与工作任务： 职责表述：完成人员招聘、解聘、培训等人事工作 根据人员需求任职资格要求，有效选择人员的招聘方式，进行简历筛选，并实施人员初试，推荐合适人选进行复试 职 责 一 对复试合格人员办理相关入职手续 工作 组织新员工入职培训，并妥善保管培训资料 任务 实施员工培训调查，收集培训资料,初步拟定培训计划，并根据最终培训计划要求，按培训程序要求协助上级具体落实各项培训事宜 对于符合公司解聘规定的员工执行解聘程序 职责表述：协助保险、福利事项的处理 职 责 二 负责所有员工的保险上缴、转出事宜并及时了解国家相关规定 工作 同财务核对相关保险帐目，并严格执行月报及相关转接手续的存档管理工作 任务 参加相关培训，并负责第一时间向员工解释相关规定和员工上缴方式 具体帮助员工有效实施公司有关福利规定，并针对问题及时提出建议 职 责 三 职 责 四 职责表述：负责公司人事档案管理工作 工作 收集整理人事档案信息 任务 建立健全公司员工人事档案并妥善管理 职责表述：对行政管理制度适时提出合理建议，并协助日常行政事务组织实施 工作 负责公司印章、介绍信、各类证照的管理工作 任务 推动公司办公规范的实施 职责表述：其他事务处理 职 责 五 负责员工的绩效考核组织及实施 工作 具体实施年度工资联合审查及劳动年检相关事宜 任务 每月员工考勤监督及统计 负责员工活动实施工作 职责六 职责表述：完成行政部经理交办的其他任务 权力 对职责范围内工作的建议权、相关事情知情权、接受直接上级的特别授权、预算内费用的使用权 性别要求：女 年龄要求：23~40岁 户籍要求：不限 学历要求：大专及以上 任职 工龄要求：2年以上同岗位工作经验 资格 掌握语言种类要求：普通话标准流利 计算机操作水平要求：良好 其他要求：亲和力强，有良好的组织、协调、沟通及文字表达能力 负责公司办公用品管理、文件管理、会议记录 （三）前台文员岗位说明 岗位名称 直接上级 直接下级

前台文员 行政部经理、人事主管 无 5

所在部门 岗位定员 工资等级 行政部 1人 XXXXXXX有限责任公司 所辖人员 内部协调关系 无 公司各部门 岗位分析日期 2010年1月 外部协调关系 外来人员 本职：负责公司前台接待及总机电话接转；打/复印文档；收发传真、信件、报刊、文件等；保证公司信息和通讯顺畅。 职责与工作任务： 职责表述：来访人员通报及接待 职责一 主动问候、礼貌接待外来访客，了解对方姓名、单位、来访目的 工作 将访客信息通报相关接口部门，通知有关人员到前台接洽 任务 负责访客登记，并招待访客 做好相关引见工作 职责二 职责表述：负责总机的接听和电话接转 工作 任务 受理来电咨询工作 转接公司一切来电，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、不延误 提供传真发送服务，做好确认工作，确保准确无误的传送到相关单位和个人 职责三 接收各类传真件并通知相关人员到前台领取，重要的传真件须做好传真签收登记 工作 任务 承办各部门文件的分发工作，通知相关部门到前台领取并做好文件签收登记 接收外来文件，通知相关人员到前台领取并做好文件签收登记 负责公司快递件的联络/收发/登记，制作每月快递统计报表 收发报刊及其整理工作 职责表述：负责公司文件打印、收发与管理 职责四 工作 任务 为公司各部门及客户提供文件录入、排版、打/复印服务 督促有关人员做好打/复印登记 负责核算公司每月打/复印成本 工作时间员工外出登记 工作 任务 负责公司行政用车管理和记录 协助公司出差人员预订机票、车票及酒店 下班前负责检查门、窗、灯、饮水机等是否关闭并负责锁门 职责六 权力 职责表述：完成行政部经理、人事主管交办的其他工作 对职责范围内的工作的建议权；相关事情的知情权；接受直接上级的特别授权；预算内费用的使用权。 性别要求：女 年龄要求：18~28岁 户籍要求：不限 学历要求：大专及以上 专业要求：文秘、行政管理及相关专业 工龄要求：1年以上文职工作经验 掌握语言种类要求：普通话标准流利 计算机操作水平要求：良好 其他要求：声音甜美，身高1.58米以上，形象气质佳；性格开朗，待人热情，反应灵活，语言表达、沟通协调能力好；工作认真、主动、负责、有耐心、有条理，执行力强；有良好的服务意识及团队协作精神；熟练使用各种办公自动化设备，打字速度在60字/分钟以上。 职责表述：负责传真、公司内部文件、外来文件、邮件、报刊杂志的收转 职责表述：其他行政事务 职责五 任职 资格

（四）客服领班岗位说明

岗位名称 直接上级

客服领班 行政部经理、人事主管 6

所在部门 岗位定员 行政部 1人 XXXXXXX有限责任公司 直接下级 无 岗位分析日期 2010年1月 所辖人员 无 内部协调关系 公司各部门 外部协调关系 客户 职责与工作任务： 职责表述：电话销售计划及目标达成 职责一 本职：制定区域月、年度销售计划，领导团队实现销售目标，客服部的管理工作 工作 每月月底制定下月电话销售目标，由行政部经理签发 任务 及时跟进电话销售目标的达成情况，确保达成率95%以上，适时进行策划 每月第三个工作日提交上月工作总结 根据公司发展计划结合实际增长目标情况，制定年度销售计划，提交至总经理签发 职责表述：负责内部组织和管理 领导本部门各岗位人员，确保整个团队都能正确认识公司价值观及发展目标、工作规范 充分发挥属下的主观能动性，做好内部工作安排和协调 职责二 配合本部门各岗位需求，及时上报市场变化情况，确保各岗位开展的工作能达到准确性 工作 制定消费者需求调研流程，确保调研工作顺利展开 任务 制定员工排班表，严格控管人事成本 负责安排员工专业知识的训练及员工的业绩考核，组织部门内人员的技能培训 根据公司发展计划及目标，与下属共同制定单位目标和个人发展计划，有效激励员工 职责表述：公司形象维护和管理 制定有关操作流程及语言规范并组织实施，确保客户满意，跟踪电话销售情况 职责三 工作 电话每日检查属下员工礼仪服饰规范， 任务 检查员工的客服工作流程，确保服务质量 以身作则倡导“顾客至上”的经营理念，杜绝员工与顾客争执现象 职责表述： 汇总管理 对各项工作进行调查，及时总结分析 职责四 工作 负责公司客户资料的管理、归类、整理、建档和保管工作。 任务 向上级上报总结分析结果 职责五 职责表述：完成总经理、行政部经理、人事主管交付的其它任务 权力 公司制度的建议权；电话销售、销售计划的建议制定权；相关事情的知情权；直接下属的调配、监控、考核、奖惩及任免建议权；接受直接上级的特别授权； 性别要求：女 年龄要求：25-35 岁 户籍要求：不限 学历要求：大专及以上 专业要求：心理学、市场营销 工龄要求：3年以上客户管理、行政人事等相关工作经验。 掌握语言种类要求：普通话标准流利 计算机操作水平要求：良好 专业技能或其他要求：声音圆润、普通话标准流利；有良好的沟通技巧、协调能力与客户服务意识；变能力强；具备良好的团队组织/控制/表达/沟通/亲和/激励/谈判能力；能承受工作压力。 任职 资格 （五）客服人员岗位说明 岗位名称 直接上级

客服代表 客服领班 7

所在部门 岗位定员 行政部 16人 XXXXXXX有限责任公司 直接下级 无 岗位分析日期 2010年1月 所辖人员 无 内部协调关系 公司各部门 外部协调关系 客户 本职：消费者、客户投诉管理，阶段性的消费者调研工作（需求，定位，收入水平，情感喜好等方面的调查工作）、电话销售推广工作，及其它上级分配的事项 职责与工作任务： 职责表述：电话销售及推广工作 通过互联网搜索客户资料（或公司提供），并打电话询问是否有意向合作 执行公司电话销售管理规定和实施细则，努力提高自身业务水平 职责一 工作 积极完成公司规定或部门承诺的工作目标 任务 负责跟踪客户的消费情况，及时做电话回访 为客户提供主动、热情、满意、周到的服务。 及时跟踪大客户消费者档案，做好生日礼品回馈事项 职责表述：消费者投诉、业务咨询 根据消费者投诉的操作流程实行及档案保存并上交上级领导 职责二 工作 及时向上级汇报投诉事项，并跟踪、回复消费者 任务 处理一些紧急消费者投诉，且做好回复 为公司各类客户提供业务咨询，及时转告客户信息，妥善处理 职责表述： 阶段性的消费者以及市场需要的调研工作 根据消费者需求调研流程实施调研工作 职责三 工作 收集客户信息和用户意见，对公司形象提升提出参考意见 任务 收集市场信息及竞争对手信息，对产品推广提出改善意见 配合本部门需求，及时上报市场变化情况 职责表述： 汇总管理 职责四 工作 对各项工作进行调查，及时总结分析 任务 向上级上报总结分析结果 职责五 职责表述：完成公司领导交付的其它任务 权力 对职责范围内工作的建议权；相关事情的知情权； 接受直接上级的特别授权；预算内费用的使用权。 性别要求：女 年龄要求：19-28 岁 户籍要求：不限 学历要求：大专及以上 专业要求：文秘、心理学 工龄要求：1年以上客户管理、行政人事等相关工作经验。 掌握语言种类要求：普通话标准流利 计算机操作水平要求：良好 专业技能或其他要求：声音圆润、普通话标准流利；有良好的沟通技巧、协调能力与客户服务意识；具备一定的应变能力与心理承受能力；熟练操作电脑和office办公软件，五笔打字速度在 60字/分钟以上；有呼叫中心话务经验者优先考虑。 任职 资格 二、财务部职责概述

8

XXXXXXX有限责任公司 1.经总经理授权负责组织全公司的财务预算的拟订、编制和财务预算的 管理，严格控制费用支出； 2.制定公司的资产管理制度，主持公司的资产管理和盘点和管理； 3.负责编制、制定公司的财务管理制度，经审定后监督执行； 4．负责审核公司销售情况和回款，确认无误后登记做帐； 5．负责每月与客户核对应付、应收帐款的往来情况； 6.负责公司的收入、成本、费用的会计核算，并汇总公司的会计核算形 成公司的汇总财务报表； 7.负责全公司的财务分析工作； 8.负责公司的财务管理及税收分析工作； 9.根据资金管理制度的要求办理公司资金调度事宜； 10.参与制定公司的营运成本定额； 11.完成总经理交办的其他工作。

（一）财务总监岗位说明

9

XXXXXXX有限责任公司 岗位名称 直接上级 直接下级 所辖人员 内部协调关系 公司各部门 外部协调关系 银行、客户 财务总监 总经理 会计 所在部门 岗位定员 岗位分析日期 财务部 1人 2010年1月 本职：负责公司的财务预算、财务核算和财务管理工作，完成公司财务目标 职责与工作任务： 职责表述：负责公司的财务建设工作 职责一 工作 严格遵守国家有关财经纪律，制定并执行公司各项财务管理相关制度和规定 任务 组织制定并完善财务制度和相应的实施细则，加强对财务管理活动过程的监控 参与审查公司重要经济合同、协议、组织审核项目决算、用款方案等 职责表述：负责公司的全面预算管理工作 拟定年度财务收支、奖金需求、成本费用、现金流量等计划 职责二 工作 负责监督、检查各项财务计划执行情况 任务 做好公司季度、年度财务决算工作，为公司决策提供依据 职责表述：对外结算业务的监督、控制和审核 职责三 工作 把控与客户的款项结算与回笼 任务 对公司各项费用支出进行审核与控制 职责表述：负责财务报表的审核与分析工作 职责四 工作 完善财务审核程序，及时汇总编制各类财务报表 任务 对各类财务报表进行有效的财务分析 职责表述：本部门内部组织管理工作 负责下属人员队伍建设，对下属人员进行激励、评价，组织部门内人员的技能培训 职责五 工作负责指导下属员工制定阶段工作计划，并督促执行 任务 负责本部门人员的工作安排和协调 权力 公司制度的建议权；财务收支的审核权；公司财务制度落实情况的监督权； 直接下属的调配、监控、考核、奖惩及任免建议权；接受直接上级的特别授权； 相关事情的知情权；本部门发生费用的审核权及预算内费用的使用权。 性别要求：不限 年龄要求：25至40岁 户籍要求：广西柳州 学历要求：本科以上 专业要求：财务、会计专业（中级及以上会计职称） 工龄要求：5年以上 掌握语言种类要求：普通话标准流利 计算机操作水平要求：良好 其他要求：具备全面的财务专业知识，能安排整个财务流程；熟悉国家财税法律规范，与银行、税务保持良好合作关系；具有一定的宏观决策能力、组织协调能力及团队管理能力，富有全局观念和自律意识。 任职 资格

（二）会计岗位说明

岗位名称 直接上级

会计 财务总监 10

所在部门 岗位定员 财务部 1人 XXXXXXX有限责任公司 直接下级 所辖人员 内部协调关系 公司各部门 外部协调关系 银行、客户 无 无 岗位分析日期 2010年1月 本职：负责审核公司所有费用支出和工资，核对公司的销售收入及客户的应收账款，编制公司利润表 职责与工作任务： 职责表述：负责核对公司所有费用支出 认真复核差旅费与单据的内容及金额 工作 职责一 负责核对汇款与用款申请单金额是否一致 任务 复核现金支出与单据是否相符 复核备用金的使用是否符合公司要求 职责表述：负责核算所有人员的工资 职责二 工作 督促各部门主管在每月5日前上交工资核算表、考勤表 任务 严格按照公司的工资核算制度核算员工工资 职责表述：负责核算公司的销售收入 每日对前日的销售收入进行登记 职责三 工作 复核现金账与销售金额是否相符 任务 核算每日的销售利润 职责表述：负责登记、核对客户的应收、应付账款 仔细登记、核对客户的欠款，保证公司应收账款的准确性 职责四 工作 复核客户每日应收账款与配送单是否一致 任务 每月底核对客户回款与实际到账是否相符 职责表述：负责会计凭证、公司账册、会计资料的管理 职责五 工作 及时归类整理原始单据，填制并保管会计原始凭证及账册 任务 根据财务档案保管制度，对会计资料作分类归档 职责六 职责表述：完成财务总监交付的其它任务 权力 对职责范围内的工作的建议权；对管理人员备用金的检查权； 相关事情的知情权； 接受直接上级的特别授权；预算内费用的使用权。 性别要求：女 年龄要求：23岁以上 户籍要求：广西柳州 学历要求：大专及以上 专业要求：财会专业（上岗证） 工龄要求： 1年 掌握语言种类要求：普通话标准流利 计算机操作水平要求：良好 专业技能或其他要求：为人诚实、稳重细心，原则性强，具有良好的表达能力和沟通协调能力 任职 资格

（三）出纳/税票专员岗位说明

11

XXXXXXX有限责任公司 岗位名称 直接上级 直接下级 出纳/税票专员 财务总监 无 所在部门 岗位定员 财务部 1人 所辖人员 无 岗位分析日期 2010年1月 内部协调关系 公司各部门 外部协调关系 银行、客户 本职：负责公司款项支出，税票的开具与日常税务业务的办理，严格按照银行结算制度的规定办理相关事宜 职责与工作任务： 职责表述：负责计划公司税票开具 及时完成公司所需的开票任务并合理计划公司所需专票及普票 工作 严格保管各类，办理支票的领用、注销相关工作 任务 核对开具税票单位与回款是否相符 及时登记相对应的税票手工帐 职责一 职责表述：办理日常税务业务 严格按照税局部门的要求，按时交纳公司相应的国税、地税、防洪费等费用 职责二 工作 及时对各项报销进行统计，使公司的税额降低到最佳合理状态 任务 办理日常税务业务（如抄税、购买、申报纳税）等业务 职责表述：严格按照银行结算制度的规定办理相关事项 严格遵守现金管理制度，根据审核无误、手续齐全的原始单据办理现金及转帐业务 职责三 工作 登记当日现金和银行日记账，日清日结，按规定编制余额调节表 任务 及时到银行取回公司的进帐回单并核对 协调与公司的财务往来工作，把控与客户的货款结算与回笼 职责四 职责表述：完成财务总监交付的其它任务 权力 对职责范围内的工作的建议权；相关事情的知情权； 相关单位的开票权；接受直接上级的特别授权；预算内费用的使用权。 性别要求：女 年龄要求： 23岁以上 户籍要求：广西柳州 学历要求：大专及以上 专业要求：财会专业（要有税控系统操作资格证） 工龄要求：1年以上 掌握语言种类要求：普通话标准流利 计算机操作水平要求：良好 专业技能或其他要求：熟悉税法和相关的业务流程，有较强的财务分析及良好的沟通能力。 任职 资格

12