酒店采购管理制度

为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调 和提高工作效率,特制定本采购管理制度: 一、采购管理

酒店采购隶属酒店财务部管理,接受财务监督、 成本控制、 集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作 。 二、采购工作基本要求

1. 所有采购项目均需酒店店长签批授权及酒店财务部批准同意

2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单

3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定

4. 釆购工作人员须对自己釆购物品的价格和品质负责

5. 釆购人员须每半个月一次通过电话、传真、外出调査、接待厂商等方式 获取酒店使用的各美物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会

6.所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品釆购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及釆购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.

7. 釆购时间要求:一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回采;印刷品 、客房一次性用品、 布草等使用部门须提前一个月下单采购

8. 釆购部禁止釆购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销 9. 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈釆购事宜

10.釆购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜。对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.

三、采购岗位职责

1.了解各部门物品需求及各类物品市场的供应情况,掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求, 熟悉了解各种物品的采购计划。

2.了解部门和仓库各类物品的消耗情况,根据采购计划,对各种物品进行价格调査。 3.捜集市场上各类物质的价格信息,作好资料的存档工作。

4.协助客房仓库作好物质的验收工作,对质量不合格和价格不符的产品给予退换货工作。

5.与有关供应商作好积极的沟通,保持良好的合作关系。

6.严格执行酒店财务制度,遵纪守法, 不索贿,不受贿,在平等互利的情况下开展业务工作。

7.完成上级分配的其它工作任务。 四、采购物资审批流程

1、 部门根据营业情况需要在部门、 库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购；部门负责人(値班经理)及库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购 。 申购前部门和库房必须认真检査部门及库房该项目库存量及消耗量。 2、 库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须査询库房是否有该项目的储备或替代品 。 3、 采购项目申请审批流程

1)、 采购项目的申请审批流程: 仓库检査物资库存一填写申购单一部门值班经理申请一财务核対一店长审批一进行采购 。

2)、库房储备以外物资申购流程:部门提出申请一部门值班经理审批一财务核对一店长审批一进行釆购 。

3)、应急物资申购审批流程:使用部门申请一总经理(店长)同意一进行釆购。 五、货比三家工作流程:

每类物资报价单需要最少三家作出比较,目的是防止有关人员从中徇私舞弊,保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前,必须征询3个或3个以上供应商报价,然后确定选用那家供应商的物品, 具体做法是: 1、采购部按照采购申请单的要求组织进货,填制空白报价单,包括:

①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商(至少选择3个供应商),要求供应商填写价格并签名退回。

②对于交通不便或外地的供应商,可用传真或电话询价。用电话询价时,应把询价结

果填在报价单上并记下报价人的姓名, 职务等。

③提出采购部的选择意见和理由,连同报价单一起送交评定小组审批。

2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部的意见,对几个供应商报来的货品价格以及质量,信誉等进行评估后,确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商,报董事会审核. 六、临时物品采购工作程序: 1.临时物品的采购申请:

临时采购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求(包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求, 例工程维修配件等)部门申请人详细填写《采购申请单》,注明所需采购的物质的名称、规格、数量等 2.临时物品的采购审批:

部门负责人签字审核,检査所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补,并注明急需采购的原因。 3.临时物品的采购实施:

采购员或采购主任根据部门所下的《采购申请单》直接采购,部门急用的物品釆购须在当天完成;

采购员或采购主任将部门所釆购物品购回后,需将釆购申请单交给物价小组和店长补签字手续 。

4. 临时物品的采购验证:

采购购回物资, 值班经理及部门负责人验货给予优先及时验收, 验收合格入库后交与申请部门领用 。 七、采购物资验货流程

1、无论是供应商还是采购购回的物品必须先验收再入库,由库房根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。

2、对于不符合采购申请表的采购, 库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后, 库管员应开立入库单, 并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。

3、库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收 。

4、在验收过程中库房或使用部门有权対不符合要求的物品提出退货要求,经确认实属不符的由釆购人员或供应商办理退货。

5、购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作,共同做好工作 。对于有争议的同题应各自向上级报告协调解决 。