论当今秘书的培养途径

作者：刘秀萍

来源：《语文学刊》 2014年第9期

刘秀萍

(新疆阿克苏职业技术学院，新疆阿克苏843000)

［作者简介］刘秀萍，女，新疆阿克苏职业技术学院讲师，研究方向：中职应用文写作及应用。

［摘要］秘书的选拔历来是党政机构和企业高层管理者极为看重的，因为它关系到一个部门的根本利益和长远发展。虽然文秘人员的素养千差万别，但在具备一定的基本素养之后，应如何最大限度地挖掘秘书人员的潜力，并且能在工作实践中加以培养，使其能快速成长为一个具备优良素养的文秘人员，这比直接招来一个“全才”秘书更为切合实际。

［关键词］秘书；素养；培养途径

［中图分类号］H193.6［文献标识码］A［文章编号］1672-8610(2014)09-0130-02

秘书工作，是世界上任务最繁重、精神最紧张的职业之一，［1］它是专业性和综合性兼具的一门职业。目前，秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员。［2］秘书作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具备较高的素质。秘书人员素质的高低，工作质量的好坏对一个部门的工作有着直接影响。因此，各企业高层管理者和党政机构都越来越重视秘书的选拔，他们都想拥有一个具备全面能力与素质的“全才”秘书，以辅助其事业向更好更宽的方向发展。［3］因此，笔者将从秘书人员个人素养的提升和教育组织机构对秘书人才的培养两个方面加以阐述：

一、个人素养的提升

对于想要从事秘书行业的个体来说，除接受秘书专业的系统学习之外，还必须树立终身学习的理念，加强自主学习，不断提升自己的思想道德素质和综合业务能力。可以从以下几点着手：

（一）严守职业道德,培养优良品质和工作作风

秘书人员是可以通过长期的学习和实践以及生活的磨炼来丰富自己的综合素质和职业道德。因此我们需要做到以下几点：

一要把住口风。对于秘书人员来说，严守机密尤其重要，这是因为秘书这个职业最接近决策层,甚至有时直接参与其中，深晓一些不为人知的机密，如果一旦在不经意之间泄露出去，将造成难以挽回的损失。因此，把紧口风即是工作性质所决定，也是对文秘人员道德品行的严峻考验。

二要谦虚为人。秘书人员要认清自己的地位及职分，不要张狂得目中无人，这是极不妥当的做法。身为领导身边的秘书，我们是辅助上司做出决策，而不是替领导决策。无论多么受领导赏识，无论你所辅助的领导工作能力如何，都要把好分寸，自始至终保持一颗谦卑受教的心，把扶持领导走向成功视为自己当尽的本分。

三要甘愿舍己。邓颖超在一篇文章中说过，秘书的高尚可贵之处，在于他们献身自我、埋头苦干、执著事业、不计报酬待遇的忘我境界和无私奉献精神。身为秘书，需要获取工作报酬养身立命，但不可时时处处都讲报酬，因为秘书的工作很难确定边界，其工作的特殊性决定了它是一份付出远远大于报酬的岗位，因此，无私奉献是必不可少的品质。

（二）善于调节情绪，塑造完美性格

相对于其他职业而言，文秘人员更要有健康向上、乐观的精神风貌和淳朴、真挚的情感。所以，良好情商素养的培养尤为重要。要做到开朗、敏捷、建议、幽默、自制更是不易。应努力做到“五要”：

一要增强心理承受力，做到荣辱不惊。工作出色得到赞赏，不骄傲自满、不得意忘形；受到批评、指责，不悲观泄气、不怨天尤人；有了荣誉不吹嘘，受到压抑不烦恼，宠辱不惊、心境坦然。

二要宽以待人、乐观豁达。秘书人员在任何时候受了领导的批评，或者受了委屈之后，都要冷静、沉得住气，多想想自己的不足和失误之处，绝不应耿耿于怀，任性赌气，背后发泄私

愤。而要养成一种心胸坦荡、光明磊落的优秀品质，培养乐观向上，不计个人得失的人生态度。

三要谦虚谨慎、平等待人。秘书人员的一言一行、一举一动都要从维护领导机关的利益和党的威信出发，养成谦虚谨慎、平等待人的优良作风。做到不口大气粗，不盛气凌人，不以势压人。

四要严格自律，严守纪律。秘书人员应严格要求和约束自己，要有很强的纪律观念和法制意识，不应假借领导之名，发号指令，不应利用“职权”为个人和亲友谋取私利；要自觉地用中央对领导干部的“五条规定”来约束自己，把自己置身于群众的监督之下，经得起名利地位的考验。

五要轻看名利，甘于奉献。爱因斯坦说得好：“一个人对社会的价值，首先，取决于他的感情、思想和行动，对人类利益有多大作用。”我们秘书人员的价值，就是通过自己任劳任怨地做好服务工作，在默默无闻的平凡岗位中体现出来的。虽然它没有惊天之举，也没有感人的事迹，但却为了群体的利益甘愿舍去名利，奉献自己，做民众的公仆。

（三）博览群书，开阔胸怀，培养广泛的兴趣

业余爱好是一个人的影子，有什么样的兴趣爱好就会以一定的形式，展现在个人的品质修养和工作生活中。业余爱好不仅是行政秘书走向成功的坚厚积石，也是陶冶道德情操和增进健康的一剂良药。

首先，行政秘书应树立培养、发展良好业余爱好的意识。行政秘书最好是个“杂家”，他们应有广泛的兴趣，丰富多彩的业余生活。文秘人员只有树立正确的自我意识，选择良好有益的业余爱好，才能提高辨别力和鉴赏力，使有益于身心健康的业余爱好得到进一步发展和培养，不良嗜好逐步得以修正。

其次，行政秘书不要仅限于读书、听音乐、上网，最好还能有一些户外的业余爱好来“点缀”你的形象。可选择的爱好，应以益智、健身、培养良好意志品质为原则。这样，能有益于心智健康，使生活充实，展现出良好的文化品位，对营造行政工作氛围大有好处。具体来说，可以从以下方面着手：

（1）益智陶情。喜好琴、棋、书、画，既修身养性，又给自己以文化艺术熏陶。读书就是一项有益于心智成长的爱好，它不只是能让我们增广见闻，开阔心胸和眼界，更能教会我们思考和分析。培根说：“历史使人明志，诗歌使人灵秀”。喜好收藏，也能让秘书们积累历史文化知识，解读生活常识，陶情养性，培养观察事物的能力和对文学艺术的鉴赏力，提升人文修养。

（2）强身健脑。爱好旅游、打球、游泳、滑冰、武术等，能增强秘书们的体能和身体素质，更能让他们时刻保持清醒的头脑，有利于处理繁杂多变的事物。利用节假日有计划的出游，走遍天南地北，游历名山大川，使自己在游乐中开阔了视野、增长了知识，培养了吃苦耐劳、不畏艰险的意志品质，也放松了心情，强健了体魄。

（四）加强计算机操作训练，掌握并使用先进现代办公设备

1）短期培训有助于掌握现代化办公设备的使用和维护。能否熟练地使用现代化办公设备，是衡量现代文秘人员技能高低的重要标尺。随着科学技术的飞速发展，办公设备的更新速度日益加快，这就要求文秘人员不仅能够熟练地操作使用现有的设备，而且对新的设备也要有快速的适应性，也就是经过短时间的培训就能掌握使用方法，并进而学会简单的维护。

2）掌握现代信息技术，不断适应行业变化需求。现代信息技术的广泛使用，引发了一场新的信息产业革命。在这样的浪潮冲击之下，各行各业都发生了前所未有的变化。越来越多的商务活动（如各种网购产品）正在快速地进行网上交易，过去的信件、传真等已被多种网络传输所替代，越来越多的商业信息都是通过网络获得，并能通过它进行快速传递，这大大节省了商务活动的时间和空间。文秘人员是厂长、经理的参谋和助手，如果不具备熟练地使用现代信息系统的能力，就不可能在短时间内获取大量的信息，也就不可能成为厂长、经理的好参谋、好助手。

二、培养秘书人才离不开教育机构的参与

对于秘书人才的培养和选拔离不开教育机构的支持和参与。秘书学是一门具有很强的应用性的学科，由此作为秘书专业学生能力的培养就必然离不开社会生活与实践。学生需要在专业理论的指导之下，大量地投身于社会实践中来强化专业的学习。所以，国家教育机构也必须通过强化实践教学环节，有计划地把学员参与实践活动纳入秘书教学的重要环节之中。我们可以从三个层面来强化实践教学环节，让学习者“在水池中学游泳”。

其一，要将秘书专业的教学与参与社会实践紧密结合。可以到各事业、企业的行政办公室实习，学习各种常用文体的写作，也可以在秘书的指导下，完成某项专业调研后撰写出规范的市场调研报告或市场预测报告，培养学员思考问题、解决问题的能力和语言表达能力。

其二，要将秘书专业的教学与参与校园实践紧密结合。可以主动参与到各大学的党政办公室，学习各种党政文件的制发和处理流程，也可以参与到各种学生社团工作中，培养学员组织协调管理能力和沟通交往能力。

其三，要将秘书专业的教学与家庭实践紧密结合。教育机构应该相应的改革考试方式。目前的考试基本上只考书本上的理论知识，而忽视对学员实践能力的考核。所以在考试命题中，应结合我们熟悉的家庭环境，多出一些能培养、启发学员创造性的试题，尽量少考死记硬背的客观题，从多方面考查学员运用所学知识分析问题、解决实际问题的能力，倡导学员勇于发表创造性的见解。

三、进一步强化企事业单位在职人员的岗前培训和继续教育

“磨刀不误砍柴工”，为了更有利于新聘秘书快速适应工作岗位的要求，全面提升工作人员的整体素质，企事业单位应定期为新聘秘书人员提供岗前培训或在职培训的机会。岗前培训可以由多年设置秘书专业的院校，或者职业培训机构组织实施。学习目的在于如何促使学员将所学专业理论转化为专业技能，能尽快地熟悉秘书的日常工作，以及各种大型活动的策划和各种会议的组织安排、人员接待等。岗前培训可以与秘书专业学员的实习结合起来进行，最好的办法是由专业教师和用人单位有经验的秘书共同承担指导工作。

同时，对于那些已经担任秘书工作的在职人员，处于知识更新和进一步提升业务素质能力的需要，也可以参加相关的继续教育培训。这种培训，在教学方法和手段以及考试形式上可灵活多样。相对来说，这样的培训会要求会更高，必须由用人单位和上级组织机构共同设计培养计划，作好充足的准备，才能达到较理想的培训效果。如请哪些专家作专题学术报告，请哪些富有经验的资深秘书介绍工作经验，如何组织学员交流、相互学习启发等。

总之，秘书是一个部门人际关系的中枢，是领导的参谋和助手，承担着大量重要而又繁琐的工作，其工作性质决定了这个职位必然需要具备综合素质和能力。目前，在我国众多的秘书人员中，真正具备较强综合技能的复合型秘书人才少之又少。由此也就决定了秘书人员的培养方向必将向着复合型发展。一名优秀的秘书要谦虚谨慎、埋头务实，又要有远见卓识和富有创造性；要善于出谋划策，洞察一切；还要有杂家的博学和政治家的风度；是领导的得力助手，也是领导的挚友，具有这些素质和能力的人员才称得上优秀的秘书。［4］

【 参 考 文 献 】

［1］孙浩然.浅论秘书人员的素养［J］.和田师范专科学校学报，2005(3).

［2］郭冬梅.办公室业务［J］.和田师范专科学校学报，2012(15).

［3］白颢.现代秘书应具备的能力与素质［J］.黄冈职业技术学院学报，2005（3）.

［4］宋勇，栾英梅.论当代秘书的基本素养［J］.传承，2008（2）.