文件编号管理规程

SG-2011-01-10

文件编号规范

2011年01月10日发布 2011年02月10日实施

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深圳市 工业测控 设备有限公司 文件编号规范 文件编号:SG-0001 拟制:刘如良 版本号：A/1 审核: 第 2 页 共4页 批准: 1 目的

确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。

2 使用范围

适用于公司文件的编号管理和控制：

a) 技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术

有关的各类文件和资料。

b) 其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等； c) 编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3 编号办法

3.1 公司名称及简称:

公司全称为：深圳市施罗德工业测控设备有限公司 本组织简称：S（施）

3.2公司管理级文件的编号：

施发管字（SG）［ AA ］ nn：代表管理类编号。 施发人字（SR）［ AA ］ nn：代表人力管理类编号。 施发计字（SH）［ AA ］ nn：代表计划类编号。 施发生字（SC）［ AA ］ nn：代表生产类编号。 施发技字（SJ ）［ AA ］ nn：代表技术类编号。 施发质字（SZ）［ AA ］ nn：代表质量类编号。 施发艺字（SY）［ AA ］ nn：代表工艺类编号。 施发物字（SW）［ AA ］ nn：代表物资管理类编号。

3.3文件编号说明：(例如)

施罗德工业测控 文件所属类别 文件年份缩写 S R 1 1 0 1 0 2 1

文件的流水号 第 2 页 共 4 页

深圳市 工业测控 设备有限公司 文件编号规范 文件编号:SG-0001 拟制:刘如良 版本号：A/1 审核: 第 3 页 共4页 批准: 3.4文件版本编号

下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 1.0,

版本编号可以根据项目需要延伸到若干版，例如， 1.0 2.0 3.0 第一次文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。

3.5技术文件代号命名：

3、5、1请按照研发中心《产品图样及技术文件代号编制规则》的通知执行。(还未确立) 3.6合同协议

合同协议的编号格式为：LT-AA-nn AA：阿拉伯数字，签订合同的年份；

例：SS-AA」-nn表示施罗德销售合同、年份、序号 T：合同类型

S-销售合同 P-采购合同 C-合作协议 H-劳动合同

O-其它合同 nn：合同流水号，流水号每年1月1日自动归0。

3.7传真

发出的传真编号结构为：S -X -Y- AA-nn X： 人员姓名

Y：传真的主题（不超过15个汉字）。 nn：流水号。

传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。 例如：

S-张三-Y-某公司需求的回复-110114-01 （表示在2011年01月14日收到从某公司发来的传真，主题为“某公司需求的回复”。

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深圳市 工业测控 设备有限公司 文件编号规范 文件编号:SG-0001 拟制:刘如良 版本号：A/1 审核: 第 4 页 共4页 批准: 3.8电子邮件的命名规则

电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。

3.9外来文件

外来文件结构为：WS – yy – nn WS外来施罗德文件 yy：文件来源编号:指某公司或某人

nn：文件流水号。

3.10对外发文

指公司发给公司外部的通知、公函等。 WS（外）文字第nn号

nn：流水号，每年1月1日自动归0。

3.11会议纪要

指公司内部会议的记录等。

S-AA-H-nn H：会议主题（不超过15个汉字）。 nn：阿拉伯数字，文件流水号。

例如：

S-20110110-周例会-01

3.12文件附件

所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加： M nn(-NA)

M：附加内容类别；

T：表格 A：附件 S：补充文件 nn：附加文件流水号 NA：文件名称；

4.编号管理

1.由公司办公室统一归口管理。

2.对内、对外的发文统一由公司办公室管理。

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