档案管理方案

档案管理方案

一、归档范围

综合部负责综合部、销售部、周总个人资料的档案整理，也负责整个公司的档案管理工作。

技术部和财务部的归档范围由部门自行确定。 二、归档要求

1.遵循材料形成的规律和特点 2.保持文件、材料之间的有机联系 3.便于保管利用

三、归档具体方法以及步骤 1.确定归档范围 2.编制档案号

我公司的档案分为四级类目，按照：部门---归档文件编号---年度—月份—保管期限—期限年数 进行编号

如果档案有地区差别，如合同和标书，则按照：部门—归档文件编号---地区---年度—月份—保管期限—期限年数 进行编号

部门代码：技术部：JS 财务部：CW 销售部：XS 综合部 ：ZH 周总个人事务：01 归档文件编号：以各部门归档文件为准，每个部门的文件编号单独进行编制，如销售公司合同为01，客户资料为02；综合部收发文为01，公司经营资质为02，以此类推 地区：以省、自治区简称做区分（销售合同） 年度：以四位阿拉伯数字标注公元纪年：2013 月份：一月为01，以此类推

保管期限：短期—D 长期—C 永久---Y 短期为1-3年，长期为3-6年 例如：综合部的2013年度5月份公司收文的档案号为 ZH-01-201305D2

销售公司2013年5月份重庆涪陵销售合同的档案号为 XS—01—渝--201305D3 3.编制档案目录

按照部门、归档文件、编号、地区、年度、保管期限、档案号几部分的顺序制成表格，逐个登记，并制作成册，档案室一份，各部门各一份，电子档一份，便于查询。 四、档案收集方法

1.按照归档范围，各部门统一指定人员进行收集管理

2.销售部人员回总部开会时务必向综合部移交相关文件材料，便于归档。

3.各部门确定归档范围以后，单独发送一份部门的归档范围至综合部，便于综合部整理档案。

4.各部门应该根据归档的方法以及步骤进行归档以及档案号编制。制作档案目录，并且将档案目录的电子档交给综合部，便于综合部统一制定管理材料。 5.纸质档档案应该扫描存电子档，电子档名称必须与纸质档档案号一致。 五、归档时间：第二年上半年（6月份之前） 六、档案保管

1.档案室拟设定在实业公司四楼，由综合部负责档案的借出、防虫、防潮等统一管理工作。

2.每年3月份检查到期档案，进行销毁，并且在档案销毁记录登记表上登记，以便有迹可循。

七、档案的管理排序： 1.分部门进行放置

2.以文件编号为单位，放在一个档案格子或者档案盒 3.每个文件编号的档案，按照时间的顺序进行排序。

4.有地区的区别的档案，按照文件编号----地区的字母顺序---时间进行排序。 八、档案借用

1.借用人员在借用时应该提交由部门领导签字的档案借用申请单至档案管理人员

2.档案管理人员做好登记。（制作档案借出登记表） 3.原则上，借用时间不超过3天。 各部门应该提交给综合部的材料： 1.整理好的档案

2.档案目录表格，表格包括部门、归档文件、编号、地区、年度、保管期限、档案号几部分。（请各部门一定要将档案号按照规定编制）