公司发文管理办法制度

公司发文管理办法制度

第一条 发文管理包括文件从拟定到签发、注发，送出的整个过程，全过程包括草拟、拟稿、校核、呈批、签发、注发、缮印、署印、装封、登记分发等几项工作程序。

第二条 草拟

企业领导者在企业的管理过程中，遇以下情况可能会发出文件：

第一，向上级主管部门汇报情况或提出请示。

第二，对所属企业或所属其他单位下达指示、规定、通知。

第三，向本企业各科、室，职工发出各种通知、公告、简报。

第四，与其他企业发生业务性来往所需的答复、签约等。

企业领导者草拟文件，从而表达在上述情况中所要表示的意见和意图。

第三条 拟稿

在领导对文件草拟后，由秘书人员对文件进行拟稿，也可由具体业务部门拟稿。拟稿者根据领导的草拟稿，领会领导的意图和发文要求，选择一定的文种，在领导的指导和主持下进行起草工作。

在草拟和拟稿工作中要求：

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第一，客观、全面地反映实际情况，符合党和国家的路线、方针、及法律、法令等。

第二，准确、完整地体现领导机关意图。

第三，重点突出，观点鲜明，表达准确。

第四，合理使用文种，请示问题坚持“一文一事”。

第四条 核稿

文件草搞拟好后，企业办公室有关秘书人员履行签收手续，从拟稿人手中交接文件草稿，对文稿进行校核，校核无误后送主管领导人审批。文稿如需作较大修改，要与原起草部门协商或请其修改；

如文稿已经被领导审批过，修改后需经原定审批领导人复审。核稿目的在于保证文件的质量。对核稿的要求是：

第一，检查来文部门领导签署。企业办公室应该要求，领导批示、代领导机关拟稿和请求批转的文件，都应有部门主要负责人亲笔签署方可转呈。不全要求者，应退回来文部门补办，如另行抄写的，送稿时需附函说明，以免问题发生。

第二，核查是否符合党和国家的方针、及有关法律。确保文件与党和国家的、法律无冲突，有冲突时不能呈批。

第三，检查文件的内容、提出的措施是否属实。

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第四，检查文件涉及的部门是否经过协调。报文部门应与有关部门进行协调，并取得一致意见后再呈批。

第五，检查文字是否准确，语法是否规范，是否准确反映领导者意见。

第六，检查文件格式是否符合要求。文种要适当，标题要准确，并且合理标注秘密等级、缓急时限、发布范围等。

第七，检查审批会签手续是否符合规定。

第五条 呈批和签发

文稿通过核稿并证明无误后，即可送往企业主管领导人审批和签发。签发意味着领导人对此文件负责，文件未经负责人签发无效。

对于企业来说，涉及企业整体事务或冠以企业名义的文件必须由企业的主要负责人签发。但如果分管领导人认为该项文件责任重大，自己难以负起责任则经其签署意见后，送往企业主要领导人签发。

经会议通过的文件，经企业领导人授权，文件可由被授权人签发，一般是由办公室主任签发。

联合行文，需由所有联署机关主管负责人合签。

签发人对文件负有完全责任，签发时应严肃行使职权，在文字上、思想上要认真审阅，以防问题发生。签发内容有送发单位、阅读级限、缓急程度和密级程度等，这些都应在文

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中交待或另行注明。

第六条 注发

文稿经过签发，正式文件已经形成，进入发文的注发阶段，注发即批注发文。

第一，文件注发之前要先登记，即填写发文登记簿，发文登记簿的项目主要有编号成文日期，送发范围、文件名称、文种、密级、份数、附件、签发人、发出日期等。

编号的两原则：

一是统一编号。企业发出的文件，不论其内容、文种、都登记在一个本子上，统一编号。因此一本登记簿上有各种各样的文件，通知决定，决议全都登记在同一本上。

二是按年编号，以一年为单位。按文件顺序编到底，例如“X发(1995)X号”。

第二，注发工作的任务在于确定文件的印刷方法、发送范围、密级程度、阅读级限等，注发的依据是企业领导的批示精神、文件意图等。注发工作应非常认真谨慎，特别是当领导在文件中，并未对这些项目作具体批示时，注发人员应根据文件的内容或领导同志以往的精神和有关的规定作标准，谨慎处理，或请示领导，得到指示后再处理。注发的关键在于看懂文件，分析文件。

第七条 缮印

文件只有制成正规文本，才能送发。经注发之后，文件就可以印制了。根据所需文件份数的多寡，可采用铅印、打印、复写等方法。印制后，必须对文件进行校对以保证无错

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漏发生，如发现原稿有错漏，应及时请示企业主管领导人。

第 署印

文件需要加盖印章后才能发送，印章是企业发文有效的凭证。盖章由印章保管人负责执行，文件用章以领导人签发时的签名为盖章依据，所盖的印章应清晰、端正。

第九条 装封、分发和递送

第一，核送装订好的文件份额后，分别装入信封，写好收文单位，并按需要加盖密级、急件、挂号等印章。

第二，发出文件之前必须填写《发文登记表》，其登记项目有分发日期，发文号、总份数、收文单位、份数、签发人等。文件的交接时，双方根据《发文登记表》查清文件，并由外发人员签名。

第三，发文和递送的方式很多，不同的文件应采取不同的方法。

文件是发往本地的，可由通讯人员专程送往收文单位，发往较远单位的可用投寄，如是在本行业内分发，可通过本系统的文件交换站传递。

凡是有“秘密”字样的文件邮寄需走机要件。机要件封口常用印封和纸封，信封接订处印上密封标记。机要件邮寄要在信封里装发文通知单和收文回执。发文通知单用以告知收文单位文件的文号、份数，以供核实，收件人收到文件并核实后在发文回执上填好各项目并签名、盖章，然后寄回发文单位，作为文件已收到的凭证.

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