审 计 报 告 DJ审（2008）020号 DYDZ 有限责任公司内部控制审计报告 DYDZ有限责任公司董事会： 集团审计部根据核准(de)2008年年度审计计划,于2008年月日-日对MM有限责任公司实施了内部控制审计.本次审计(de)主要目(de)是检查和评价采购及付款、销售及收款、存货管理及成本核算等业务流程相关制度(de)有效性和日常执行(de)遵循性.我们审阅了相关制度,与相关采购、销售、仓储、财务等部门人员进行了面谈,并抽查了相关业务(de)处理文件.现将审计中情况报告如下： 一、财务收支管理 公司财务核算总体比较规范,能够按企业会计制度执行,公司财务部制订了财务管理条例使之成为日常财务管理、核算(de)标准.现主要突出(de)问题是财务总监如何直接参与企业业务管理,特别是对重大(de)资本性支出、费用性支出加强事前审核和监督. 1、货币资金支出缺乏财务总监(de)审批手续 本次审计,我们抽查了公司部分收付款凭证.发现公司在部分收付款作业中相关业务单证及审批手续并不完备,特别是财务总监没有在重要财务收支上履行审批责任.举例如下： （1） （2） 审计建议：公司制订了完备(de)财务部管理文件,对财务部(de)日常工作都作了相应(de)规章制度.但没有对各种支出(de)审批程序、审批权限作出清晰(de)规定,出现了以上情况,我们建议：任何一项财务收支均应由内部填制单证,并经授权程序批准.包括提现、资金划拨等业务.建议公司设计相关单证及授权审批程序. 2、 3、 二、采购及付款 公司采购有较为完备(de)采购作业管理标准.对供应商质量审计、采购物资入库时(de)质量检查及验收、付款审批等环节(de)实务操作有适当控制；公司采购部门及相关岗位对采购管理和岗位职责较为熟悉. 采购环节(de)主要审计发现： 1、供应商相对集中,主要原料采购供应商选择,缺乏年度复查程序,供应商名录基本维持不变,新供应商开拓力度较弱. 审计建议： （1）我们建议公司宜实施一年一度(de)供应商复审制度,同时通过对供应商(de)供货质量、 过去履约情况以及生产现场等方面进行年底系统复查,来选择有利于公司生产和成本较低(de)供应商. （2）密切关注供应商竞争环境及市场出现(de)新供应商,逐步开拓新(de)供应商,……. （3）有些原料如需维持独家供应情形(de),……. 2、采购价格缺乏系统、严格(de)询价、比价等价格核定程序,采购价格合理性缺乏足够(de)支持. 审计时,我们通过对主要原料两年(de)采购价格收集与分析,公司主要原材料采购价格较去年均有较大幅度(de)增长. 部分主要原材料不含税进价对照表 单位:元 品 名 单 位 本年进价 上年进价 同比增长% 目前公司所有(de)采购都没有保存过询价、比价资料,经了解公司采购价格以采购员询价为基础,价格变动不大由供应部负责人予以核定,变动较大(de)口头上报主管厂长和总经理核定后实施采购.由于这种做法缺乏系统、严格及时(de)询价、比价等价格核定程序和书面文件,我们担心采购价格合理性是否能够得到保障. 审计建议： （1）对于固定供应商,我们建议公司应制定价格审核机制.该机制可根据采购物资(de)特点,采用定期询价、议价,收集公开市场成交价等方式来控制价格. （2）采购部门应密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况,进行趋势预测,提出最有利(de)采购时机和合理交易价格,为管理层采购决策提供支持. （3）询价、比价资料是证明采购人员谨慎勤勉(de)直接资料；也是保证采购人员谨慎勤勉(de)重要控制手段.对于大宗物资采购,公司应该建立询价比价制度,并制定统一(de)询价表、制定规范(de)比价记录规则,并要求采购人员留有询价、比价资料,为管理层决策提供必要(de)依据,也为未来采购提供参考.. 3、签订采购合同缺乏必要(de)核准程序. 我们抽查了公司当年与供应商签定(de)采购合同,在上述合同中,没有看到管理层同意订立合同(de)核准资料. 审计建议：采购合同应经一定(de)核准程序.核准程序应有书面纪录.我们建议公司设计合同会签单,按分层授权原则核准采购合同.所有合同(de)盖章生效,必须依签核完整(de)合同会签单为基础. 三、存货管理 公司已制定存货管理标准,对岗位设置、存货分类、出入库单据及流转、存货计量以及存货储存等控制环节已作明确,在日常操作中,原材料和成品仓库由供应部负责管理,实际控制较好.主要不足之处为： 1、公司仓储部门隶属于采购部门,有违不相容岗位必须分开(de)原则. 仓储部门在公司管理体系中承担着检查核实供应商提供(de)物资在数量、外观质量等方面是否符合核定(de)采购订单要求,和评估供应商售后服务质量(de)职责.仓储部门隶属于采购部门,客观上会削弱对采购业务(de)监督. 审计建议：按目前公司组织体系和生产规模,我们建议仓储部门直接隶属于财务管理.这样一方面可解决岗位冲突问题；另一方面,可更好(de)保证库存信息质量. 2、公司存货中存在一定比例(de)残次冷背,并且没有计提足够(de)减值准备. 经对存货库龄以及生产领用、销售出库等调查分析,截止审计基准日,公司材料中1年以上(de)冷背物料 万元,成品中呆滞品 万元,二者占存货总成本(de) %,公司未计提任何减值准备. 审计建议： （1）加强市场开发和加大冷背存货(de)消化力度以减少资金占用,并计提相应减值准备. （2）对存货减值损失应考核到相关责任人. 3、公司存货管理方面(de)表单填写存在不规范(de)情况,对业务(de)完整记录产生不利影响 审计建议： （1）检查所有表单,对没有编号进行重新设计,同时完善表单间(de)引用设计.并根据需要制定编号原则.编号一般以月度为单位连续编号为好,个别业务量较少(de)单据可以年度为单位连续编号； （2）规范入库单(de)填写,如按目前由采购员填写入库单方法,库管必须将实际点收数量填入进货单(de)实收数量栏内；或者改由库管按实际点收数量填写入库单,并由库管和采购签字确认. 四、销售及收款 1、合同(de)审核表现为事后控制 公司授权业务员在购销合同上签字盖章,业务员将双方签字盖章(de)购销合同交财务部开票,开票前财务部信用审核员将对购销合同进行审核.如审核通不过,则退回重批,会使已签约(de)购销合同无法履行,可能造成违约,同时产生财务部和市场营销部之间(de)矛盾以及公司和客户之间(de)矛盾. 建议公司在合同签字盖章以前,各职能部门对合同进行事前审核,如产品品种、质量、价格、交货期、信用额度、结算方式、外汇损益、运输方式、运保费承担、法律诉讼等内容逐一进行审核、把关,重大问题审核通过方可授权市场营销部签署合同. 2、信用期、和信用额度标准制订不合理 公司在购销合同上给予客户(de)信用期一般为90天、60天、30天、现款等,而信用期长短(de)标准是根据客户离公司地理位置(de)远近而定,公司给予客户(de)信用额度统一为该年销售额(de)10％,信用期和信用额度(de)确定不科学,没有考虑客户(de)信誉度、还款能力、应收账款(de)大小等因素. 审计建议：充分考虑各种因素,对相关客户进行信用评定,确定可行(de)、差别化(de)客户信用期和信用额度. 4、现金收款 审计建议：严格执行银行(de)现金管理条例.减少现金交易,货款通过银行结算方式直接汇入公司账户. 5、应收账款(de)管理 审计建议： 五、资产管理 六、成本核算管理 …… 本次内控审计得到公司各部门相关人员(de)配合与协助,使审计工作得以顺利完成,特此致谢因限于重点,审计工作无法触及所有方面；审计方法以抽样为原则,因此在报告中未必揭示所有问题. 根据公司内部审计部门手册(de)规定：被审计单位及其相关责任人员,不因其业务经过审计而代替、减轻或解除其应有(de)管理责任. 附件：MM公司主要内控流程图（略） 1、采购付款业务 2、存货管理业务 3、生产成本核算 4、销售收款业务 5、货币资金 6、 工薪循环 7、 DJ集团审计部 2008年月日 抄报：DJ集团董事会
