T月tf叮日门t丁热t06年第2期文化爵氢畏浅谈高校数字化档案室的建设若干问题.殷志伟天(津中德应用技术大学天津市30350)[摘目前在档案管理当中开始更多的应用网络技术以及计算机要」进的功能较多的服务措施从而满足各个方面对于档案室信息的需求(三)出于保存的目的。技术对于学校档案管理来说已经向数字化方向发展。建设数字化档案室可以更好的整合以及丰富档案信息资源并且实现有效的共享让档很多自然因素会损害到纸质档案比如灰尘等同时如果多次的查阅或者是复印原始档案也会给纸质档案带来损害而采取电子档案就可以有效的避免这些问题使档案原件可以得到有效的保护、案资源不断的推动社会的发展。文章重点阐述了相关概念并且从档案。的各个方面出发对建设学校档案室数字化的意义进行分析。。【关键词」高校数字化;档案室建设;电子信息社会可以看出我们通过数字设备搜集管理以及共享档案可以使这个过程更加的便捷减少了工作量从而使档案室的工作效率得到提升。二十一世纪属于电子信息社会随着信息化以及数字化的发展中国社会的方方面面发生了很大的变化。建设学校数字化档案室三建设学校数字档案室的意义(一)信息孤岛问题“”、有利于提。升学校综合档案室信息化水平并且实现档案信息资源的有效共享同时建设数字化档案室可以更好的整合以及丰富档案信息资源实现资源的共享从而推动社会的进一步发展现阶段“信息孤岛这种现象是很常见的对于我们学校来说就具、、”。备人事管理系统学生学校管理平台招生考试信息平台等。上述这些系档案信息化以及数字化档案室(一)档案信息化』统以及平台都是由相关的上级部门来研发的它们成立的时间不一致负责开发的公司也不一样这就造成平台结构的不统一相互之间没有太大的关联性导致信息孤岛的形成在利用数字信息资源时需要逐一的进档案信息化的含义由有关部门进行组织将现代的信息技术正确的人相关平台进行检索选择所需的信息。这种做法不但耗时而且耗力应用到档案管理工作当中更好的管理档案信息资源为人们提供相关的是不符合信息化建设目的的。服务从而推动档案管理的进步。档案管理信息化从本质上来说就是改(二)建设学校数字化档案室可以推动信息化发展变了档案管理模式开始将重心放在了档案信息方面而不是传统的档案实体方面。建设学校数字化档案室可以更好的利用学校信息资源息化的进程。从而推动信我们要认真考察网络背景之下信息资源的现实情况并且(二)数字化档案室进一步的整合这样才可以使信息资源更加有序更好的共享信息资源。数字档案室的含义是针对电子档案通过某些数字设备比如电子计算机等为了实现利用网络搜集管理以及共享档案的管理模式它有效的补充了传统档案室并且具有一定的进步性、、在建设数字档案室时要应用到顶层设计理念利用顶层设计对电子文件进行管理可以改变以往那种各个部门的分散管理变成统筹管理。。从一个角度来说它需要。通过整体的战略手段推动电子文件工作的深人发展从而改变现阶段各种不利的局面比如信息共享不顺畅以及信息孤岛等档案室可以汇总整继承传统档案室的一般功能比如搜集保管以及利用档案信息等从另一个角度来说它和传统档案室有一定的差异其所管理的对象并不是以往观念当中的档案而是数字化的档案信息、个学校的信息流。。要发挥出各类政务管理平台各类网络资源以及公众网平台的作用通过全新的信息技术手段、二进行学校数字档案室化建设是一种趋势学校以及教师在日常的教育教学活动当中统一创建符合单位某个时间段内数字档案管理需求的网络平台。会形成很多具有价值的要充分利用科学的管理理念通过科学的管理手段整合以及加工档。原始记录比如文字音像以及图表等管理工作是比较关键的(一)发展的要求。、。对于学校的整个工作来说档案案信息资源使其进一步的走向网络化以及数字化从而更好的共享档案信息资源。实际上建设数字档案是一项长期的工作在这个过程当中会遇到很目前技术越来越先进出现了各种各样的档案资源载体不但有以多难题但是对于档案管理来说实现档案信息的数字化是一种必然的趋往的胶卷以及纸质载体还有很多新型的磁盘光盘等载体在这种形势、势这是符合时代要求的此外建设学校数字化档案室要求档案工作人员具备相应的素质以及能力不但要积极的学习先进的知识还要完善自。之下档案馆藏开始走向了多元化以往的档案管理模式开始显得落后。同时学校开始实行办公无纸化管理以及电子政务也会对档案室提出更身的业务能力时刻紧跟时代的潮流。高的要求。(二)使用的要求【参考文献】实际上原始档案只有原本但是目前人们对于档案信息有了更多的。1[]吴琦高校档案室持续性发展策略探讨田办公室业务2016(07)需求以往的模式很难实现多个人同时的共享资源在这种形势之下就2[]李江霞基于高校数字化档案安全管理体系的研究田中国管理信息化201以。幼要求学校档案室进一步完善档案管理工作改变以往的管理手段采用先·221·
